Comment mettre en place la facturation électronique dans son entreprise

La mise en place de la facture électronique sera progressivement généralisé à toutes les entreprises en France entre 2026 et 2027. Cette réforme a pour but de moderniser et de sécuriser la transmission de factures entre les entreprises en leur imposant une dématérialisation et une transmission de ces données mettant fin au portail public de facturation (PPF).

Comprendre les enjeux et le cadre réglementaire

L’objectif de la réforme de la facturation électronique est la lutte contre la fraude à la TVA, mais aussi la simplification des échanges entre les entreprises et l’administration. C’est une obligation mise en place dans le cadre de la loi de finances de 2020 pour toutes les entreprises, qui est actuellement en cours d’application. Les principales obligations sont les suivantes  :

• Émission et réception des factures en format électronique.
• Transmission des données de la facturation à l’administration fiscale par le biais de la plateforme publique de facturation électronique (PPF), et ce en temps réel.
• Archivage sécurisé et conforme aux exigences légales des factures électroniques.

L’application de la réforme de la facture électronique varie en fonction de la taille des entreprises en France  :

• Entreprises de taille intermédiaire (ETI) et Grandes entreprise (GE) : obligation dès le 1er septembre 2026.
• Petites et moyennes entreprises (PME) et micro-entreprises : obligation dès le 1er septembre 2027.

Suis-je concerné par la réforme de la facturation électronique ?

Oui, si vous êtes une entreprise assujettie à la TVA, vous êtes concerné par la réforme. Par ailleurs, même si votre organisation n’est pas assujettie à la TVA, vous devrez être capable de recevoir des factures électroniques au format Factur-X, car vos fournisseurs seront eux, assujettis.

En d’autres termes, toutes les entreprises seront affectées, que ce soit de manière directe ou indirecte. Au lieu de considérer cette réforme comme une obligation, il serait judicieux de la percevoir comme une opportunité stratégique. L’utilisation d’une plateforme de dématérialisation (PDP) pour regrouper les factures offre un gain de temps considérable, une traçabilité améliorée et une gestion administrative optimisée. Tant d’avantages pour vous concentrer sur l’essentiel : faire progresser votre activité et vous focaliser sur le cœur de votre profession.

Réaliser un état des lieux de l’existant

Avant la mise en place de la facturation électronique dans votre entreprise, il est important de réaliser un état des lieux de vos processus actuels afin de savoir s’ils sont adaptés à la réforme. Et cela passe par différents points :

• Identifier les flux de facturation (émission, réception, validation et archivage des factures).
• Analyser les outils déjà utilisés (logiciels de facturation, logiciels comptables, e-reporting…).
• Le nombre de factures émises et reçues chaque mois.
• Qui sont les clients, les partenaires et les fournisseurs ? (secteur public, privé, international…)

Il est indispensable de réaliser un inventaire détaillé des outils et des logiciels déjà utilisés pour la facturation et la comptabilité de son entreprise. L’objectif est de déterminer les nouveaux besoins suite à la mise en place de la facture électronique. Lors de cet état des lieux, il sera important de prendre en compte certains aspects. Notamment le volume de vos factures, afin de prévoir le système le mieux adapté à la quantité de factures que vous traitez. Pour finir, prévoir que ce système soit compatible avec les exigences de vos partenaires et de vos services.

Choisir la solution adaptée à son entreprise

Plusieurs options s’offrent à vous pour la mise en place de la facture électronique, et notamment concernant le choix de la plateforme.

Les plateformes de dématérialisation partenaires (PDP) sont des plateformes accréditées par l’administration fiscale pour la transmission des factures électroniques. Elles vous permettent d’être en conformité avec les obligations de la réforme. Il existe de nombreuses plateformes partenaires (PDP), mais il est essentiel de bien les choisir. En effet, les opérateurs de dématérialisation (OD), qui sont souvent les logiciels métier utilisés par l’entreprise, et font le lien entre la solution de gestion du client et ces plateformes. Leur rôle est de faciliter l’émission et la réception des factures électroniques.

Il existe de nombreuses plateformes partenaires. Mais il est essentiel de faire un choix réfléchi. Il vous faudra trouver le système avec le plus d’avantages pour votre entreprise. En effet, une grande entreprise et une PME ne choisiront pas la même interface. Car leurs services, leurs clients et le volume de factures traitées seront différents, tout comme les besoins.

Les critères de choix 

• Vous devez vous assurer que la solution comptable que vous choisirez sera compatible avec vos outils existants.
• Vérifiez que la solution respecte bien les exigences légales et qu’elle est conforme à la nouvelle réglementation.
• Choisissez un système facile à utiliser pour vos équipes, afin que la prise en main soit rapide et sans difficultés.
• Pensez à comparer le coût de chaque solution. Car certaines peuvent être gratuites pour les PME et les micro-entreprises. L’Ordre des Experts-Comptables propose notamment une plateforme gratuite, destinée aux entreprises assujetties à la TVA qui émettent un faible volume de factures. Cette solution est toutefois limitée à 10 factures par mois.
• Optez pour une solution qui offre un accompagnement et un support technique en cas de besoin.

Vous pouvez consulter la liste officielle des PDP immatriculées pour choisir une plateforme accréditée. Par exemple, Pennylane est une plateforme de dématérialisation partenaire reconnue pour sa fiabilité et ses fonctionnalités avancées.

Adapter ses outils et ses processus

Si, lors de votre vérification, vos outils ne semblent pas compatible avec la facturation électronique, pensez simplement à effectuer une mise à jour. Par ailleurs, si cela ne suffirait pas, il faudra envisager de les remplacer ou bien de faire appel à un développeur afin de gérer une API, qui permettra de connecter votre système actuel à une plateforme de dématérialisation partenaire (PDP). Si, malgré tout vous optez pour de nouveaux logiciels, assurez-vous de leur conformité face aux nouvelles exigences de la réforme. Mais aussi qu’ils possèdent toutes les fonctionnalités nécessaires à votre activité.

Il faudra également penser aux bons formats, puisque les factures électroniques doivent respecter des formats spécifiques (Facture-X, UBL ou CII). Pensez à vous assurer que votre logiciel est configuré pour générer des factures dans ces formats intégrant les mentions légales obligatoires.

Pour une meilleure organisation mais surtout pour plus de sécurité, pensez à mettre en place des workflows internes pour une gestion des factures électroniques.

1. Mise en place de processus de validation des factures avant l’émission vers la plateforme partenaire.
2. Envoie des factures électroniques via la plateforme partenaire choisie.
3. Réception et traitement des factures électroniques entrantes.
4. Conservation sécurisée et conforme de ces documents.

Une bonne répartition des tâches vous permettra un gain de temps précieux. Cela évitera les erreurs mais surtout les fraudes qui vont connaître une augmentation importante avec la réforme, rendant vos clients satisfaits.

Accompagner le changement

La formation des équipes va être un pilier essentiel pour garantir une bonne transition. Pour cela, organisez des formations pour l’ensemble de vos équipes administratives et comptables afin de leur faire part des changements et de les former au nouveau système et aux nouveaux processus.

Il sera également tout aussi important d’informer vos clients, fournisseurs et partenaires des changements à venir. Mettez en place une newsletter, un guide pratique ou encore des réunions d’information pour les sensibiliser et les accompagner dans cette transition.

Afin de veiller à la mise en conformité et à une bonne gestion du e-reporting, faites appel à un expert-comptable, puisqu’il joue un rôle crucial. Chez KER, nous vous accompagnons dans cette démarche pour garantir une transition réussie.

Piloter et sécuriser la transition

Dans un premier temps pour s’assurer du bon fonctionnement, réalisez une phase de test pour identifier au préalable les éventuels problèmes afin de les corriger. Cela permet de s’assurer que le système choisi est opérationnel et conforme aux exigences de la réforme.

Par la suite, il faudra suivre de près les premiers échanges de factures électroniques et ajuster au besoin les procédures pour optimiser au mieux le changement.

Pour finir, assurez-vous que la solution choisie répond aux exigences de conformité avec les points suivants  :

• Garantissez la traçabilité des transactions et réalisez des audits de manière à toujours être au courant de la bonne conformité.
• Protégez les données contre les risques de fraude et de piratage.
• Respectez les obligations de conservation des factures électroniques.

À compter de fin juin 2025, l’administration fiscale mettra en œuvre un répertoire national dématérialisée. Il sera au cœur de la réforme de la facturation électronique. Il permettra l’identification des entreprises et la transmission sécurisée des factures électroniques.

Une démarche stratégique

• Lancement de l’annuaire programmé pour la fin juin 2025, avec des échanges initiaux de factures électroniques prévus à partir du début juillet 2025. Via ce registre, les entreprises auront la possibilité de départager leurs premières factures électroniques dans un cadre légal.
• Le registre comprendra l’ensemble des entreprises concernées par la réforme. Ainsi que les données nécessaires à l’acheminement des factures électroniques vers les bons destinataires, via les différents partenaires de dématérialisation (PDP).

Il est conseillé aux entreprises d’anticiper la réforme et de s’inscrire sans attendre dans l’annuaire, car elles bénéficieront de plusieurs avantages :

• Passage en douceur, car elles éviteront la précipitation de dernière minute et pourront tester leurs processus en conditions réelles.
• Risques techniques limités, car elles diminueront le risque de blocage ou d’erreurs lors des premiers échanges en étant prêtes dès l’ouverture.
• Accompagnement facilité, car elles auront plus de temps pour former leurs équipes et adapter leurs outils.

Assurer la veille et l’amélioration continue

1. Restez informé des évolutions réglementaires et techniques concernant la réforme de la facturation électronique. Cela vous permettra d’adapter vos processus et vos outils en conséquence et d’en tirer les meilleurs avantages.
2. Évaluez régulièrement le fonctionnement de la solution et des processus mis en place. Identifiez les points d’amélioration et ajustez les procédures en fonction des besoins et des retours.
3. L’adaptation constante est essentielle pour respecter les exigences en termes de conformité et maximiser l’efficacité de la mise en place de la facturation électronique.

Faites appel à l’expertise de KER pour vous accompagner dans cette démarche et vous orienter au mieux.

La mise en place de la facture électronique dans votre entreprise est un projet essentiel. Notamment, pour répondre aux exigences réglementaires et garder un avantage concurrentiel tout en modernisant vos processus. En suivant une méthodologie rigoureuse, en choisissant les outils adaptés et en accompagnant vos équipes, vous garantirez une transition réussie.

KER est à vos côtés pour vous accompagner avant, pendant et après cette transformation, en assurant une veille active et un soutien constant.