La création d’une association est une étape clé pour concrétiser un projet collectif, qu’il soit à but lucratif ou non lucratif. Dès la constitution de la structure, la gestion comptable est un élément central de l’organisation. Apportant de la crédibilité à l’association. Maîtriser les démarches comptables à la création de l’association permet d’assurer une certaine transparence, de répondre aux obligations légales et de renforcer la confiance des membres, des financeurs et des partenaires.
Le pilotage de la comptabilité d’une association ne se limite pas à un simple formalisme administratif. La déclaration de l’association auprès de la préfecture est fortement recommandée, mais pas obligatoire. Par ailleurs, la rédaction des statuts et la publication au Journal officiel sont les premières étapes d’une bonne organisation associative.
Les principes généraux de la comptabilité associative
Cadre légal et obligations de base
La loi du 1er juillet 1901 est un fondement du statut juridique en France. Elle n’impose pas d’obligations comptables strictes à toutes les associations. Par ailleurs, la tenue d’une comptabilité reste recommandée afin de garantir la transparence. Les obligations comptables découlent principalement des statuts, de la nature de l’activité (lucrative ou non), ou encore des exigences des financeurs, spécialement lors d’aides importantes ou de dons.
Les statuts sont le document de référence de toute association. Ils ne se résument pas à une simple formalité administrative : ils en constituent le socle, c’est-à-dire la base sur laquelle repose toute son organisation, son fonctionnement et son avenir.
Rédigés dès la création, ils doivent être pensés avec rigueur, car ils encadrent l’ensemble de la vie de l’association. Leur rôle est de fixer les règles entre les membres, les dirigeants, les partenaires et les éventuels financeurs. Ils précisent notamment :
- L’objet de l’association : c’est-à-dire sa raison d’être, sa mission et ses objectifs. Cet élément est central, car il délimite le cadre des actions que l’association pourra légalement entreprendre.
- Son nom.
- Sa mission.
- Les conditions d’adhésion à l’association.
- Les conditions de sortie.
- Les obligations de chacun.
Des statuts bien rédigés permettent de prévenir les conflits, de garantir la transparence et de poser un cadre solide pour le développement futur de l’association. À l’inverse, des statuts flous ou incomplets peuvent créer des blocages, notamment en cas de désaccord entre membres ou lors de démarches administratives (subventions, partenariats, ouverture d’un compte bancaire…).
Il est donc fortement recommandé de rédiger les statuts en cohérence avec le projet associatif, et de les faire relire, voire valider, par un professionnel (juriste ou expert), surtout si l’activité envisagée est complexe ou si des enjeux financiers sont en jeu.
Les différents types de comptabilité
On retrouve deux types de comptabilité pour les associations :
- La comptabilité de trésorerie qui est adaptée aux petites associations. Elle consiste à enregistrer les flux financiers lors de leur encaissement ou de leur décaissement. Cette méthode simplifie le pilotage et convient aux structures dont les ressources restent limitées.
- La comptabilité d’engagement est imposée aux grandes associations ou à celles qui perçoivent des financements publics importants. Elle consiste à enregistrer les opérations à la date de leur engagement, sans tenir compte de la date de paiement. Il en résulte une méthode qui donne une image plus fidèle de la situation financière. Elle s’accompagne souvent de l’utilisation d’un plan comptable associatif (PCA).
Le choix du mode de comptabilité doit apparaître dans les statuts ou être validé par l’assemblée constitutive. Ce choix dépend de la taille, de l’activité et du but de l’association.
Les démarches comptables à la création de l’association
Mise en place de l’organisation comptable
Lors de la constitution de l’association, il est important de sélectionner le mode de comptabilité adéquat au fonctionnement de la structure. Si la structure est une petite association sans but lucratif, la comptabilité de trésorerie est suffisante. En revanche, l’association qui exerce une activité lucrative ou reçoit des aides conséquentes devra choisir la comptabilité d’engagement et appliquer le plan comptable associatif (PCA).
De plus, la désignation d’un responsable comptable facilite le pilotage et la conformité des démarches. Cela peut être un membre, un salarié ou encore un expert-comptable.
Pour finir, il est essentiel d’ouvrir un compte bancaire dédié au nom de l’association afin de séparer les finances de la structure de celles des membres ou des fondateurs.
Tenue des documents comptables obligatoires
La comptabilité d’une association implique la tenue de plusieurs documents :
- Le livre journal qui renseigne de manière chronologique toutes les opérations (recettes, dépenses, virements internes).
- Les pièces justificatives, car il est obligatoire de conserver les factures, reçus, relevés bancaires…
- L’organisation des comptes, car en cas d’activités lucratives et non lucratives, il faut séparer les écritures. Cela facilite la déclaration auprès de l’administration et permet aussi de garantir la transparence des informations.
Le dossier de création doit inclure les statuts signés, la liste des membres fondateurs, le procès-verbal de l’assemblée constitutive, la déclaration en préfecture, la domiciliation du siège social et, pour finir, la publication au Journal officiel.
Adoption du plan comptable associatif
Le plan comptable associatif (PCA) concerne les associations qui dépassent certains seuils :
- Celles qui bénéficient d’aides publiques supérieures à 153 000 €.
- Celles ayant une activité économique ou commerciale.
- Celles émettant des valeurs immobilières.
- Celles financées par des collectivités territoriales sur plus de 50 % de leur budget ou pour plus de 75 000 €.
- Celles qui répondent à au moins deux de ces critères :
- Effectif salarial dépassant 50 salariés.
- Le montant du chiffre d’affaires dépassant 1 550 000 €.
- Un bilan supérieur à 3 100 000 €.
Le PCA prévoit une structure spécifique des comptes, adaptée aux particularités des associations : fonds dédiés, contributions volontaires en nature…
La numérotation des comptes et la rédaction des annexes financières doivent respecter les normes du PCA. Cette organisation facilite la déclaration et la publication des comptes, tout en répondant aux exigences des financeurs et de l’administration.
Les obligations comptables selon la taille et l’activité de l’association
Les petites associations
Les petites associations bénéficient d’une comptabilité simplifiée en raison de leur activité et de leurs ressources limitées. Elles peuvent tenir une comptabilité de trésorerie ainsi qu’à l’établissement d’un compte de résultat simplifié. Au moment de l’assemblée générale, les dirigeants présentent les comptes aux membres, qui valident le budget pour l’exercice suivant. La transparence et la traçabilité des opérations sont des objectifs majeurs, même en l’absence d’obligation légale stricte.
Les statuts peuvent prévoir des règles spécifiques pour le pilotage, la déclaration et la transmission des comptes.
Grandes associations et associations recevant des financements publics
Les grandes associations et celles qui bénéficient de subventions importantes doivent tenir une comptabilité d’engagement et par conséquent établir des comptes annuels comprenant :
- Un bilan.
- Un compte de résultat.
- Des annexes.
De plus, la nomination d’un commissaire aux comptes devient alors obligatoire si certains seuils sont dépassés (effectif, chiffre d’affaires, montant des subventions).
En outre, il devient nécessaire d’assurer la publication des comptes certifiés et du rapport du commissaire aux comptes au Journal officiel et de les transmettre à la direction de l’information légale et administrative. Cette publication ajoute un degré de crédibilité à l’association auprès des financeurs, partenaires et administrations.
Associations exerçant une activité commerciale
Une association peut exercer une activité lucrative ou commerciale, mais cette activité doit rester accessoire par rapport à son objet principal. Si c’est le cas, elle doit appliquer le plan comptable associatif, déclarer et payer la TVA, ainsi que payer l’impôt sur les sociétés si les seuils sont atteints. Pour y répondre, la séparation entre les activités commerciales et non commerciales est obligatoire. Ce qui permet de garantir la transparence et le respect de la loi.
La gestion des bénéfices, la déclaration du chiffre d’affaires et la publication des comptes doivent respecter les règles applicables aux entreprises en général, en tenant compte des spécificités de l’association.
Bonnes pratiques et outils pour la gestion comptable
Utilisation d’un logiciel comptable adapté
L’utilisation d’un logiciel de comptabilité va permettre une comptabilité simplifiée, une production des documents comptables et une gestion des obligations que la loi impose. De nombreux outils existent aujourd’hui de façon adaptée à la taille, à la nature et à la capacité financière de l’association.
Utiliser un outil comme Pennylane, c’est faire le choix d’une comptabilité sécurisée, professionnelle et conforme aux obligations légales. Contrairement à une gestion sur Excel souvent imprécise, risquée et non conforme, Pennylane propose une solution tout-en-un pensée pour les associations.
Ce logiciel permet :
- D’automatiser les écritures comptables (gain de temps et réduction des erreurs).
- D’établir les documents comptables officiels (bilan, compte de résultat…).
- De préparer et télédéclarer les obligations fiscales en quelques clics.
- D’utiliser un plan comptable associatif intégré, parfaitement adapté aux spécificités du secteur associatif.
- De générer des tableaux de bord clairs et personnalisés, très utiles pour le suivi budgétaire ou la préparation des assemblées générales.
- Et surtout, de centraliser et sécuriser toutes les données, ce qui est essentiel en cas de contrôle, de changement de trésorier ou de demande de subvention.
Avec Pennylane, l’association dispose d’un véritable logiciel de comptabilité reconnu, garantissant une tenue rigoureuse des comptes et une transparence totale. C’est un gage de sérieux vis-à-vis des membres, des partenaires et des financeurs.
Formation et sensibilisation des responsables
La formation des personnes qui sont responsables, qu’elles soient bénévoles ou salariées, du pilotage de la comptabilité est indispensable.
En effet comprendre les enjeux, la démarche et le formalisme d’élaboration de son budget permet d’éviter les erreurs, d’atténuer les risques et de conformer ses démarches. La sensibilisation, les guides pratiques et l’appui d’un professionnel, expert-comptable par exemple, comme KER sont des atouts pour la structure.
Audit et contrôle
Il est conseillé de procéder à un audit volontaire des comptes, pour rassurer les membres, les financeurs ainsi que les partenaires. Au-delà de certains seuils, l’audit légal devient obligatoire. C’est une démarche qui contribue à renforcer la crédibilité et la transparence de fonctionnement de l’association.
Une comptabilité rigoureuse est un élément clé du fonctionnement associatif. Adapter les procédures comptables à la taille, l’activité et les ressources de l’association est le moyen d’assurer la conformité légale, la confiance des partenaires et la pérennité du projet. De plus, il est important d’anticiper les obligations et de s’entourer de professionnels afin de garantir la transparence et la conformité aux normes en vigueur.
Le choix du mode de comptabilité, la tenue des documents obligatoires, l’adoption du plan comptable associatif pour les grandes associations et la formation des dirigeants sont des leviers qui permettent un pilotage efficace et une bonne conformité aux attentes des membres, des financeurs et de l’administration.
