Depuis 2020, la réforme de la facturation électronique s’impose progressivement dans les structures françaises.
Son objectif est de moderniser l’administration fiscale, améliorer la transparence des données et lutter efficacement contre la fraude fiscale. Cette réforme est portée majoritairement par la Direction générale des Finances publiques, aussi appelée DGFiP.
La facturation électronique désigne l’émission, transmission et réception de factures sous format dématérialisé structuré, conforme aux règles fiscales actuelles. Elle deviendra obligatoire pour les entreprises assujetties à la TVA, à partir de 2026, puis généralisée dès 2027.
Cette obligation figure dans la loi de finances pour 2020 et a été validée par le Parlement.
La commission des Finances suit également cette réforme pour garantir un meilleur contrôle des flux économiques par l’État. Elle permettra une détection plus rapide des fraudes fiscales, en particulier celles liées à la TVA.
La dématérialisation des documents prend aujourd’hui une ampleur considérable dans les entreprises françaises. La facturation électronique est aussi une opportunité pour délester les équipes de tâches chronophages et répétitives. Elle réduit les risques d’erreurs, améliore la traçabilité et allège la charge des services financiers et comptables.
Un gain de temps apporté par la facturation électronique
Accélération des processus de facturation
Grâce aux nouveaux logiciels comptables, les données peuvent s’intégrer automatiquement, sans besoin de ressaisie, permettant de réduire les délais et les erreurs. Ce gain de temps est précieux et permet aux structures de se concentrer sur d’autres tâches à plus forte valeur ajoutée comme la planification stratégique.
Les structures peuvent, grâce à la facture électronique, suivre l’émission, la réception et la validation du paiement à tout moment. Cette transparence permet de mieux gérer les processus de facturation tout en réduisant les délais de traitement. Les structures peuvent donc plus facilement réagir lorsqu’il y a des retards de paiements ou des litiges, améliorant la satisfaction de leurs clients et de leurs fournisseurs.
Optimisation de la productivité des équipes
Les équipes peuvent maintenant se consacrer à d’autres tâches tout en réduisant la charge administrative. Ce qui permet de réduire le stress et d’améliorer leur bien-être. De plus, cela contribue au développement d’un espace de travail plus productif.
Depuis la mise en place de la facturation électronique dans certaines structures, la productivité a été démultipliée. Elles parviennent parfois à traiter jusqu’à 15 fois plus de factures qu’en version papier. Les entreprises peuvent améliorer leur productivité et leur réactivité en cas de besoin sur d’autres sujets tout en réduisant les coûts opérationnels.
Amélioration des relations clients-fournisseurs
Depuis la réforme, toutes les factures sont tracées, archivées et en tout temps accessibles. Ce qui permet d’améliorer la transparence et la fluidité de l’échange. Grâce à cette traçabilité, toutes les parties prenantes peuvent sereinement travailler à l’amélioration des relations entre clients et fournisseurs. C’est bâtir durablement des relations confiantes, fondamentales à la croissance et au développement de l’entreprise.
C’est aussi une solution importante qui permet de réduire les litiges grâce à la diminution des erreurs et à la rapidité des échanges. Cette réduction des litiges entraîne également une réduction des coûts juridiques et des pertes de temps associées. Ce qui contribue à une meilleure efficacité opérationnelle.
La réduction des coûts grâce à la facturation électronique
Élimination des coûts matériels et logistiques
La réforme permet de nombreuses réductions de coûts, notamment liées aux dépenses de papier, à l’impression et à l’envoi. La facture électronique supprime ces dépenses qui, en France, représentent des millions d’euros pour les structures. Ce qui leur permet maintenant de les investir d’une autre manière.
Elle va également permettre de réduire les frais d’archivage physique des documents. En effet, les structures n’auront plus besoin de conserver physiquement ces documents. Ils seront conservés de manière numérique. Cela facilitera l’accès aux comptes et aux informations fiscales plus rapidement. De plus, l’archivage numérique permet de mieux sécuriser les données et d’éviter les pertes ou la détérioration des documents.
Même si le stockage en ligne ne rentre pas totalement dans une démarche écologique, la dématérialisation permet tout de même de réduire l’empreinte carbone des structures, ce qui les inscrit dans une démarche de transition écologique.
Diminution des coûts de traitement administratif
L’automatisation de la facturation permet une réduction des saisies manuelles et d’erreurs, car les erreurs de saisie peuvent coûter cher. La facturation électronique réduit ces risques et diminue le temps passé à la correction des documents.
Aujourd’hui, ce sont les logiciels de facturation comme Pennylane qui traitent les factures de manière automatique, améliorant la précision des opérations.
La facturation électronique va également permettre une réduction du coût d’une facture papier. En effet, ce coût est estimé entre 14 et 20 euros, contre 4 euros pour une facture électronique. Lorsqu’elle est bien optimisée, ce coût peut descendre jusqu’à 0,45 €, ce qui représente un coût majeur pour les structures traitant de nombreuses factures.
Si vous êtes déjà abonné à Pennylane, la fonctionnalité de facturation électronique est incluse dans votre abonnement, sans coûts supplémentaires, vos factures électroniques ne vous couteront donc rien de plus.
Impact sur la trésorerie et la compétitivité
La facturation électronique permet d’accélérer les paiements, la trésorerie devient alors plus lisible et les liquidités sont mieux maîtrisées. Une meilleure gestion de la trésorerie est primordiale pour la compétitivité, puisque cela permet aux dirigeants de mieux planifier les investissements et les dépenses.
C’est aussi avoir une meilleure visibilité sur les flux de trésorerie, facilitant la prise de décisions stratégiques. Les structures peuvent donc mieux anticiper leurs besoins financiers et ajuster leurs stratégies afin de renforcer leur position sur le marché.
Un bilan social et environnemental positif
La facturation électronique ne s’avère pas être qu’une simple amélioration des processus administratifs et financiers, elle a aussi des effets sociaux et environnementaux importants. La réduction de l’utilisation du papier et des déchets qui l’accompagnent contribue à la transition écologique, un enjeu de plus en plus important pour les entreprises et la société.
En outre, la facturation électronique permet d’accroître la disponibilité de temps et de ressources pour les équipes ; celle-ci contribue à l’instauration d’un environnement de travail plus apaisé et productif. Un collaborateur libéré de certaines tâches pourra également potentiellement s’épanouir davantage, ce qui pourrait conduire à une satisfaction et à un engagement accrus.
Autres bénéfices complémentaires
Un outil de lutte contre la fraude fiscale
- La facturation électronique permet à la DGFIP de mieux suivre les flux fiscaux et de mener des contrôles plus efficaces et ciblés. La réforme renforce la mission de l’administration fiscale dans la lutte contre la fraude fiscale. Car elle coûte chaque année plusieurs milliards d’euros à l’État.
Ce nouveau dispositif permet aussi de renforcer les contrôles fiscaux et de réduire cette fraude, contribuant ainsi à une économie plus transparente et plus juste.
Sécurisation et conformité via les plateformes de dématérialisation partenaires (PDP)
Les PDP (plateformes de dématérialisation partenaires) permettent de stocker ces documents de manière plus sécurisée et d’assurer leur conformité. Lors de sa saisie dans une PDP, la facture va être centralisée, horodatée et protégée.
Les structures peuvent ainsi se conformer à cette nouvelle réglementation et éviter les sanctions et pénalités associées à la non-conformité de la réforme.
Plus de transparence pour un environnement économique plus sain
- La facturation électronique vise à améliorer la transparence des transactions en rendant chaque échange financer plus visible et traçable. Cela réduit les risques d’erreurs ou de fraudes et aide les entreprises à mieux suivre les opérations financières.
En facilitant le respect des obligations fiscales, la facture électronique simplifie le processus de déclaration et de paiement. Ce qui réduit les risques d’erreurs humaines et des pénalités associées. En agissant comme un levier de régulation économique, la facturation électronique crée un environnement commercial plus stable et prévisible.
Elle rétablit des conditions de concurrence plus saines et équitables en limitant les comportements frauduleux ou déloyaux. Ce qui permet aux entreprises de rivaliser sur la base de leurs mérites réels.
Une démarche écologique et durable
L’écologie est un sujet de plus en plus présent et la question suivante se pose souvent : « Comment réduire son empreinte carbone ?» La facture électronique s’inscrit dans une démarche de développement durable grâce à la réduction d’utilisation du papier et des déchets qui y sont associés.
Limites et conditions de succès
La mise en place de la facturation électronique représente un changement majeur. Elle nécessite pour certaines structures un accompagnement, puisqu’il ne suffit pas de changer de format. Il faut former les équipes aux nouveaux dispositifs et parfois revoir ses outils de gestion comptable.
KER, expert en expertise-comptable avec Pennylane, accompagne les structures dans cette transition. Nous leur fournissons des solutions adaptées et un accompagnement personnalisé.
L’accompagnement chez KER :
Chez KER, nous vous accompagnons durant l’ensemble de cette transition :
- Nous procédons à l’analyse de vos logiciels existants afin de mieux comprendre vos besoins et de vous orienter au mieux vers des solutions adaptées à votre organisation.
- Nos experts KER vous proposent des solutions sur mesures, adaptées à vos besoins et à vos outils. Pour cela, Pennylane est la solution numérique idéale pour optimiser la gestion de votre comptabilité, d’une manière simple, performante et digitalisée.
- Nous assurons le suivi du projet afin de vous adapter à un cadre fiscal changeant pour vous garantir une bonne conformité.
La mise en place de la facturation électronique est plus qu’un besoin légal : la facture électronique devient un enjeu stratégique. En effet, elle permet de :
- Réaliser des économies, en coûts de matériels et logistiques, par l’automatisation des processus administratifs et de la gestion de trésorerie.
- Gagner du temps et de la productivité avec un allègement de la charge administrative par la fluidification des relations clients-fournisseurs et l’accélération des processus de facturation.
- Sécuriser les flux financiers des entreprises et leurs données fiscales par la sécurité des données, la conformité en termes réglementaires ; et plus largement, avoir un impact positif contre la fraude et dans le cadre d’une économie plus transparente, au sein d’une transition écologique.
- Mais surtout, elle s’inscrit dans une démarche nationale ambitieuse de lutte contre la fraude fiscale, initiative portée par l’État, la DGFiP, la commission des Finances, et régie par les différentes lois encadrant strictement les modalités du processus mis en œuvre.
Les structures qui choisissent KER pour les accompagner dans cette démarche bénéficieront d’un accompagnement « sur mesure » à leurs besoins et à leurs contraintes.
Le rôle du gouvernement et des services publics
L’État a un rôle très important dans la réussite de cette réforme. Pour le ministre des Finances, qui a insisté sur l’importance de la transition qui vise à moderniser les services publics et améliorer l’efficacité de la gestion administrative, En offrant des moyens adaptés, l’État favorise la bonne capacité des structures à répondre à ces nouvelles exigences.
Le recours à la facturation électronique est une partie des mesures définies dans le plan national de lutte contre la fraude fiscale qui illustre la volonté de l’État d’apporter plus de transparence et d’équité dans l’économie. Les informations de facturation électronique sont pour la Cour des comptes la garantie de rapports plus fiables et la capacité d’évaluer au mieux les effets des politiques fiscales.
La facturation électronique représente un changement qui va considérablement faire progresser l’administration fiscale. Elle permet en effet de réaliser des gains d’argent importants et d’améliorer la productivité, mais aussi de faire progresser une économie plus juste et plus durable. Avec le soutien de l’État et d’experts comme KER, les structures accompagnées pourront ainsi réussir leur transition. Le bilan de cette réforme s’annonce dès maintenant positif sur les impacts économique, social et environnemental, et va aider à renforcer la compétitivité et la résilience de nos structures.
