Dans le secteur de la formation professionnelle et de l’apprentissage, les dirigeants de CFA, les formateurs et les responsables d’organismes connaissent l’importance de garantir qualité, conformité et performance. Depuis le 1er janvier 2022, la certification Qualiopi est devenue une condition incontournable pour que les prestations soient éligibles aux financements publics ou mutualisés.
Mais ce n’est pas tout : votre organisme peut aussi faire l’objet d’un contrôle de la DREETS (Directions régionales de l’économie, de l’emploi, du travail et des solidarités), qui porte sur d’autres dimensions.
Dans cet article, nous allons examiner les différences entre un contrôle DREETS et un audit Qualiopi, afin que vous puissiez piloter votre activité efficacement, anticiper les risques, renforcer vos actions qualité et assurer la pérennité de votre activité.
Retour terrain & checklist ciblée
Voici trois retours terrain suivi d’une check-list claire qui vous permettra de passer à l’action que vous soyez formateur ou dirigeant de CFA.
Trois retours terrain
- Exemple d’un CFA contrôlé par la DREETS : l’auditeur arrive, non pas pour vérifier la qualité pédagogique en profondeur, mais pour vérifier que le numéro de déclaration d’activité (NDA) est bien actif, que les actions de formation déclarées ont bien été réalisées et que les feuilles d’émargement existent.
⚠️ Le contrôleur de la DREETS peut choisir son année de contrôle. Il ne s’agit pas forcément de l’année en cours… et le point de départ du contrôle reste bien le BPF, pas l’audit Qualiopi.
Cela montre qu’un organisme peut être en conformité Qualiopi mais bloqué sur un enjeu administratif.
- Exemple d’un audit Qualiopi : un organisme a obtenu la certification initiale. Lors de l’audit de surveillance, l’auditeur demande des preuves d’amélioration continue : tableau d’actions, retours apprenants… Beaucoup d’organismes négligent l’indicateur 32 (amélioration continue) et se retrouvent en non‑conformité sur ce point.
- Exemple combiné : un formateur indépendant a bien la certification Qualiopi, mais son bilan pédagogique et financier (BPF) n’a pas été rempli à temps. La DREETS déclenche une procédure. Le résultat : non‑respect administratif = sanction possible, malgré une démarche qualité.
Checklist pour CFA/formateurs
- Numéro de déclaration d’activité (NDA) valide et déclaré auprès de la DREETS.
- Bilan pédagogique & financier (BPF) déposé à la date prévue.
- Emargements, conventions, factures des actions de formation archivés.
- Pour l’audit Qualiopi : preuve documentaire pour chacun des 32 indicateurs applicables à votre activité.
- Mise en place d’un suivi des réclamations/appréciations + tableau d’amélioration continue (indicateur 32).
- Pour les CFA et formations par apprentissage : prise en compte de sous‑traitance, apprentis, alternance = indicateurs spécifiques.
- Vérifiez la catégorie de vos actions (formation, VAE, apprentissage) pour savoir quels indicateurs s’appliquent.
- Planification interne avec simulation d’audit (blanc) pour anticipation.
- Vérification des moyens techniques et pédagogiques (critère 4 de Qualiopi) et matériels sur place (visite prévue de la DREETS).
Qu’est‑ce que le contrôle de la DREETS ?
Le contrôle de la DREETS est un dispositif d’inspection administratif et financier. Il repose notamment sur les articles L. 6352‑4 à L. 6352‑12 et R.6352‑1 à R.6352‑24 du Code du travail. Il s’applique à tous les organismes de formation titulaires d’un numéro de déclaration d’activité (NDA), qu’ils soient ou non certifiés Qualiopi. Voici les points clés :
- Vérifier que l’organisme exerce bien l’activité déclarée.
- Contrôler la réalité des actions de formation : conventions, feuilles d’émargement, factures.
- Vérifier la régularité administrative, fiscale et sociale : contribution à la formation professionnelle, URSSAF, TVA…
- Le contrôle peut être programmé, inopiné, sur pièce ou sur place.
- En cas de manquement, sanction ou retrait du NDA.
Ainsi, l’objectif de la DREETS est de garantir la conformité réglementaire, mais pas nécessairement la qualité pédagogique ou la gestion de l’amélioration continue.
Qu’est‑ce que l’audit Qualiopi ?
L’audit Qualiopi est le processus par lequel un prestataire d’actions concourant au développement des compétences (formation, VAE, apprentissage) obtient une certification qualité. Cette certification est rendue obligatoire pour bénéficier de fonds publics ou mutualisés depuis le 1er janvier 2022.
Voici les points de repère :
- Référentiel : le Référentiel National Qualité (RNQ), structuré en 7 critères et 32 indicateurs.
- Types d’audits : initial, de surveillance, de renouvellement.
- Audit initial pour obtenir la certification.
- Audit de surveillance entre 14 et 22 mois après l’obtention.
- Audit de renouvellement à l’issue des 3 ans.
- Durée estimative de l’audit : dépend de la taille de l’organisme, souvent entre 0,5 et 2 jours pour l’audit initial
- L’auditeur examine les processus qualité, les indicateurs, les preuves, l’amélioration continue…
- En cas de non‑conformité majeure, l’organisme peut perdre la certification.
Comparaison des champs & objectifs
| Aspect | Contrôle DREETS | Audit Qualiopi |
|---|---|---|
| Finalité | Conformité administrative, financière, fiscale, correcte exécution des actions | Certification qualité des processus de formation |
| Périmètre | Tous les organismes de formation avec NDA | Prestataires bénéficiant de fonds publics/mutualisés et souhaitant l’engagement qualité |
| Modalité | Analyse de pièces, visite, interrogation, vérification des fonds | Audit par certificateur accrédité, sur site ou hybride, selon référentiel |
| Temporalité | Variable, inopinée ou planifiée | Cycle 3 ans + surveillance intermédiaire |
| Focus principal | Respect des obligations réglementaires | Mise en œuvre du référentiel qualité (7 critères, 32 indicateurs) |
| Domaine d’évaluation | Administratif, financier, matériel | Pédagogique, suivi, évaluation, amélioration continue |
| Sanctions | Retrait du NDA, remboursement des fonds | Retrait de la certification, cessation d’accès aux financements publics |
Pourquoi les deux procédures sont‑elles complémentaires ?
Même si elles visent des aspects différents, un organisme de formation doit prendre les deux en compte. Être certifié Qualiopi ne dispense pas des contrôles de la DREETS.
En effet :
La conformité réglementaire est la base légale de l’activité. Sans elle, même un bon dispositif qualité ne suffit pas.
La certification Qualiopi valorise l’organisme auprès des clients, des financeurs (OPCO) et améliore la structuration.
Les contrôles de conformité peuvent aider à identifier des points faibles qui pourraient impacter l’audit Qualiopi (ex : documents non archivés, NDA inactif).
En tant que dirigeant de CFA ou responsable de formation, il faut gérer les deux voies : conformité + qualité.
Avantages comparés et tableau récapitulatif
Avantages chacun
- Le contrôle DREETS, permet d’établir la crédibilité auprès de l’État, de sécuriser l’accès aux financements, d’éviter les sanctions.
- L’audit Qualiopi lui, améliore la réputation de l’organisme, renforce la structuration interne, favorise l’amélioration continue, facilite l’accès aux financements par l’OPCO.
Tableau récapitulatif
| Élément | Contrôle DREETS | Audit Qualiopi |
|---|---|---|
| Obligatoire ? | Oui pour tout organisme avec NDA | Oui pour financements publics/mutualisés depuis 2022 |
| Objet | Conformité réglementaire | Qualité des actions de formation |
| Fréquence | Variable | Initial + surveillance + renouvellement |
| Financement concerné | Utilisation des fonds publics/collectifs | Eligibilité aux fonds publics/mutualisés |
| Sanction principale | Retrait NDA, remboursement | Retrait certificat, arrêt financement |
| Preuves attendues | BPF, conventions, factures, présence, matériel | Dossier qualité, procédures, indicateurs, tableaux d’amélioration |
| Impact sur la réputation | Moyennement direct | Direct (label qualité reconnu) |
| Temps de préparation typique | Moins à structurer mais demande rigueur | Peut prendre plusieurs mois pour documentation + process |
Recommandations pour ce secteur
Si vous dirigez un CFA ou êtes formateur pour des professionnels libéraux, restaurateurs, associations ou entrepreneurs :
- Priorisez la mise en conformité réglementaire avant tout : assurez‑vous que votre NDA est actif, que votre BPF est à jour, que les conventions/factures sont correctement archivées. Si un contrôle DREETS survient, soyez prêt.
- Simultanément, traitez la démarche Qualiopi : choisissez un certificateur, identifiez les 32 indicateurs applicables à votre situation (CFA, apprentissage, formation continue…), mobilisez les équipes, documentez, formez.
- Pour un CFA : faites attention aux indicateurs spécifiques de l’alternance, à la sous‑traitance, aux apprenants : cela peut alourdir le dossier Qualiopi.
- Intégrez un pilotage continu : tableaux de bord, retours stagiaires, plan d’action d’amélioration. Cela vous servira tant pour Qualiopi que pour la DREETS.
- Enfin, communiquez cette démarche auprès de vos clients (entreprises, apprenants) : un engagement qualité reconnu, c’est un facteur de différenciation.
Processus de préparation
KER est là pour vous accompagner dans la préparation de votre audit Qualiopi ou pour vous assurer d’être prêt en cas de contrôle DREETS ?
En résumé : le contrôle DREETS et l’audit Qualiopi répondent à deux logiques différentes mais complémentaires.
- Le premier vérifie la conformité administrative, financière et légale.
- Le second certifie la qualité des processus de formation.
En tant que dirigeant de CFA ou formateur, vous devez gérer les deux : garantir la conformité pour sécuriser votre activité et engager une démarche qualité pour développer votre offre. Une bonne préparation, des process clairs, une documentation fiable et des routines sont vos meilleurs alliés. C’est en anticipant aujourd’hui que vous réduisez vos risques demain.
