Depuis 2020, la facturation électronique est obligatoire pour les entreprises du secteur public en France. Elles doivent adapter leur gestion pour répondre aux exigences de la réforme issue de la loi de finances. Cette mesure vise à renforcer la transparence, améliorer le reporting fiscal et simplifier les échanges dématérialisés. Désormais, une facture électronique ne peut plus être un simple PDF.
Elle doit respecter un format précis, conforme aux normes techniques de dématérialisation.
Ainsi, l’entreprise doit émettre des factures contenant toutes les mentions obligatoires. En cas de non-respect, elle risque 15 € d’amende par facture, dans la limite de 15 000 € par an. Par définition, une facture électronique est émise, transmise et archivée uniquement par voie électronique. Elle contient des données structurées, lisibles par les plateformes et l’administration.
La réforme, portée par la Direction générale des Finances publiques, impose un nouveau calendrier. Dès septembre 2026, toutes les entreprises devront pouvoir recevoir des factures électroniques. Les grandes entreprises et ETI devront aussi émettre ces factures à cette date. Les PME et TPE auront jusqu’en septembre 2027 pour s’y conformer. L’objectif est clair : renforcer la lutte contre la fraude à la TVA et améliorer les échanges entre acteurs économiques.
Les mentions obligatoires générales à toute facture électronique
Une facture, même au format électronique, doit inclure certaines mentions légales. Ces éléments obligatoires permettent de garantir la traçabilité des transactions et la conformité du document avec la loi.
Identification des parties
Une facture électronique doit contenir les éléments suivants :
- Il est essentiel que le vendeur et l’acheteur mentionnent leur dénomination sociale ou leur nom sur la facture afin de permettre l’identification des parties à la vente.
- Le vendeur et l’acheteur doivent également indiquer l’adresse de leur siège social ou de leur domicile professionnel. Si l’adresse de facturation ou de livraison est différente, ils doivent la préciser
- Faire mention séparément de l’adresse de facturation si elle diffère du siège social.
- Faire mention de l’adresse de livraison si elle diffère de celle de facturation.
- L’obligation de noter le numéro SIREN ou SIRET du vendeur et du client afin d’identifier légalement les entreprises des parties à la vente.
- L’obligation d’indiquer le numéro d’immatriculation au registre du commerce et des sociétés (RCS) ou au répertoire des métiers, lorsque cela est nécessaire.
Informations fiscales
- Le numéro d’identification à la TVA du vendeur et du client est obligatoire si le client est redevable de la TVA.
- La mention du régime de TVA applicable doit être précisée (s’il s’agit d’exonération, d’autoliquidation, de franchise en base…).
- En cas d’exonération ou de régime particulier, une référence à la disposition légale correspondante doit être incluse.
Ce sont des mentions essentielles prises en compte lors du calcul et de la déclaration de la TVA.
Informations sur la facture
- Chaque facture doit obligatoirement comporter un numéro unique permettant de l’identifier de manière clairement distincte.
- Le vendeur doit mentionner la date d’émission de la facture de façon parfaitement lisible.
- Il doit également indiquer sur la facture la date de la vente ou de la prestation de service.
- En présence d’un bon de commande, le vendeur doit en reporter le numéro sur la facture.
Le bon respect de ces obligations permet à l’administration de mieux contrôler les transactions dans un cadre plus structuré et normé.
Détail des opérations
- Une désignation exacte des produits ou des services fournis est exigée et comprend la description détaillée des biens ou des services.
- Il faut préciser la quantité et le prix unitaire hors taxes de chaque produit ou service.
- Le prix total hors taxes, le taux de TVA appliqué, le montant de la TVA et le montant TTC doivent être précisés.
- La nature de l’opération (livraison de biens, prestation de services, ou mixte) doit être identifiée.
Toutes ces données dématérialisées constituent un socle essentiel au reporting fiscal automatisé par l’État.
Mentions spécifiques à la facture électronique
Mentions introduites ou renforcées par la réforme
La réforme de la facturation électronique a introduit de nouvelles obligations et en a renforcé certaines :
- Le numéro SIREN du client est une nouvelle mention obligatoire introduite par la réforme.
- L’adresse de livraison, si différente de l’adresse de facturation, doit être mentionnée.
- La nature de l’opération (biens, services, mixte) doit être précisée.
- Lorsque l’entreprise a choisi de payer sa TVA d’après les débits, elle mentionne « option pour le paiement de la taxe d’après les débits ».
Ces mentions vont pouvoir renforcer la fiabilité des données transmises à l’administration fiscale et faciliter le processus de contrôle.
Mentions relatives aux conditions de paiement
- La date limite de règlement.
- Le mode de règlement choisi (virement, chèque…).
- Le taux d’intérêt des pénalités de retard et le montant de l’indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement (40 €).
Ces éléments sont tous obligatoires pour toutes les entreprises émettrices de factures électroniques, ce qui participe à une gestion plus rigoureuse de la trésorerie.
Mentions particulières selon le contexte
Il faut noter que certaines obligations sont différentes selon le statut de l’entreprise et qu’il est parfois nécessaire d’indiquer les informations suivantes :
- Pour certains biens, la garantie légale de conformité doit être mentionnée.
- Des mentions spécifiques doivent être incluses en cas de franchise en base de TVA, d’auto-liquidation, d’exonération…
Contraintes techniques et format de la facture électronique
Ce n’est pas la dématérialisation qui impose un format strict aux factures, mais bien l’objectif de la réforme qui est de mieux contrôler les déclarations de TVA.
- Les factures électroniques doivent être établies dans un format structuré obligatoire, par exemple, UBL ou CII. Ces formats favorisent la meilleure intégration dans les systèmes de gestion des entreprises.
- Les mentions légales doivent être intégrées dans des champs strictement dédiés et structurés destinés à enrichir leur saisie par les logiciels des entreprises, permettant ainsi d’être conforme avec les exigences de l’état en termes de validité des documents électroniques.
- Par ailleurs, la facturation électronique doit être transmise via une Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP), afin de garantir la validité, la sécurité des données et le respect de la Piste d’Audit Fiable exigée par l’État.
- Le Portail Public de Facturation (PPF), qui est aujourd’hui réservé aux échanges dans le cadre des marchés publics, avait été initialement envisagé comme la solution gratuite de l’État pour la facturation électronique inter-entreprises. Toutefois, cette option a été écartée dans le cadre de la réforme.
- L’entreprise doit choisir sa solution en fonction de ses besoins et du calendrier d’application de la réforme.
La conformité technique est un enjeu essentiel pour que les factures électroniques soient acceptées par les plateformes et l’administration fiscale, c’est pour cela que la vigilance doit être au maximum.
Sanctions en cas de non-conformité et bonnes pratiques
Sanctions prévues
Le non-respect des obligations liées aux factures électroniques peut entraîner de nombreuses sanctions, comme :
- Un rejet de la déduction de TVA.
- Un redressement fiscal.
- Des pénalités pour défaut de transmission.
- Un blocage des transactions sur la plateforme partenaire.
Ces sanctions peuvent aller jusqu’à 45 000 €. Pour éviter cela, il est primordial de veiller à la bonne mise en forme des factures électroniques afin de se conformer aux obligations actuellement en vigueur pour éviter tout risque de pénalités qui affecteraient votre activité.
Bonnes pratiques pour rester conforme
Afin d’éviter tout risque de non-conformité, il est recommandé aux entreprises :
- De mettre en place une veille réglementaire, pour vérifier si de nouvelles mentions sont obligatoires.
- De choisir une solution de facturation certifiée et compatible avec la PDP.
- De contrôler régulièrement les mentions incluses.
- Former les équipes aux nouvelles obligations de la réforme.
- Mettre en place un calendrier d’anticipation pour adapter ses outils et ses documents en temps voulu.
Respecter les mentions obligatoires dans les factures électroniques est essentiel pour garantir leur validité. En anticipant les évolutions réglementaires et en appliquant les bonnes pratiques, les entreprises prennent une longueur d’avance dans la mise en œuvre de la réforme. Par exemple, adopter un logiciel comptable comme Pennylane leur permet d’automatiser et de sécuriser leur facturation.
La dématérialisation des factures constitue une véritable opportunité pour moderniser la gestion des transactions. Les entreprises doivent donc vérifier que leurs processus de facturation respectent les nouvelles obligations légales, afin d’éviter toute sanction ou complication administrative.
En intégrant une Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP) certifiée à leur système actuel, ou en adaptant leur organisation pour en accueillir une, elles simplifient leur gestion, gagnent en efficacité et renforcent leur conformité fiscale.
