La facturation électronique est en train de devenir une norme incontournable pour les entreprises en France. Avec la réforme prévue dans les années à venir, les PME devront adapter leurs processus pour se conformer aux nouvelles exigences fiscales et administratives.
Mais concrètement, quelles sont les obligations des PME sur les factures électroniques ? Quels changements cela implique-t-il pour la gestion de la facturation ? Quelles sont les échéances à respecter et les solutions à mettre en place ? Cet article vous guide à travers tout ce que vous devez savoir pour anticiper cette transition en toute sérénité.
1. Pourquoi cette réforme sur la facturation électronique ?
La généralisation de la facturation électronique s’inscrit dans un objectif global d’amélioration de la gestion fiscale et administrative. L’État français veut lutter contre la fraude à la TVA, simplifier les obligations des entreprises et améliorer le suivi des transactions commerciales.
L’administration fiscale souhaite également faciliter la collecte et le traitement des données liées aux transactions des entreprises, afin d’améliorer le reporting et le contrôle fiscal. En résumé, cette réforme vise à moderniser le processus de facturation tout en renforçant la transparence des échanges commerciaux.
2. Qui est concerné par ces obligations ?
Toutes les entreprises assujetties à la TVA en France, qu’il s’agisse de grandes entreprises, de PME, de TPE, de micro-entrepreneurs ou d’entreprises intermédiaires, sont concernées par cette réforme.
Néanmoins, le calendrier d’application des obligations varie selon la taille de l’entreprise :
- 1er juillet 2024 : Obligation pour toutes les entreprises de recevoir des factures électroniques.
- 1er septembre 2026 : Obligation d’émettre des factures électroniques pour les grandes entreprises.
- 1er septembre 2027 : Obligation étendue aux PME et aux TPE.
Cela signifie que d’ici 2027, toutes les entreprises devront passer à la dématérialisation complète de leurs factures.
3. Quelles sont les obligations des PME sur les factures électroniques ?
Les PME devront respecter plusieurs obligations pour se conformer à la réforme :
1. L’émission et la réception des factures électroniques
Les entreprises devront émettre et recevoir leurs factures sous format électronique structuré. Exit le simple PDF envoyé par e-mail ! Désormais, les factures électroniques devront être générées dans un format spécifique (XML, UBL, CII, etc.) conforme aux exigences de l’administration fiscale.
2. L’utilisation d’une plateforme de facturation agréée
Les entreprises devront obligatoirement passer par une plateforme de dématérialisation pour la transmission et la réception de leurs factures. (Sellsy, Zoho, Axonaut…)
3. L’intégration du e-reporting
Toutes les entreprises ne facturant pas exclusivement en B2B (business-to-business) devront également transmettre certaines informations à l’administration fiscale via un mécanisme appelé e-reporting. Cela concerne notamment les opérations avec des clients particuliers ou des partenaires étrangers.
4. L’archivage des factures électroniques
Les entreprises devront garantir la conservation et l’archivage des documents de facturation pendant une durée minimale de 6 ans. Ces factures devront rester accessibles et intègres en cas de contrôle fiscal.
4. Quels sont les formats et standards acceptés ?
La réforme impose des formats spécifiques pour garantir une transmission fluide des factures électroniques. Les formats acceptés sont :
- Factur-X : Un format hybride combinant un fichier PDF lisible et des données XML exploitables par les systèmes de gestion.
- UBL et CII : Formats strictement structurés, adaptés aux échanges entre grandes entreprises et l’administration fiscale.
Les PME devront s’assurer que leur logiciel de facturation supporte ces formats pour être en conformité avec les obligations réglementaires.
5. Comment se préparer à la transition ?
La transition vers la facturation électronique ne se fera pas du jour au lendemain. Voici quelques étapes clés pour assurer une mise en œuvre fluide :
1. Évaluer son système actuel de facturation
Avant tout, il est important d’analyser son système actuel de gestion de la facturation. Utilisez-vous un logiciel compatible avec les nouveaux formats ? Votre solution permet-elle l’échange sécurisé des factures ?
2. Choisir une plateforme de facturation
Les entreprises devront sélectionner une solution conforme à la réforme. Vous pourrez opter pour une des solutions qui proposent une intégration sur Pennylane comme : Sellsy, Axonaut ou encore Zoho.
3. Former ses équipes
La mise en place d’une nouvelle solution de facturation électronique implique souvent une adaptation des processus internes. Il est donc essentiel de former les collaborateurs pour qu’ils puissent gérer efficacement la transition.
4. Anticiper les changements comptables et fiscaux
La facturation électronique aura des impacts sur la gestion de la TVA, le suivi des transactions et les statuts fiscaux des entreprises. Il est recommandé de consulter un expert-comptable pour anticiper ces évolutions.
6. Quels sont les avantages pour les PME ?
Bien que la réforme impose de nouvelles contraintes, elle offre aussi plusieurs bénéfices aux entreprises :
✔ Gain de temps : Moins de paperasse et de saisie manuelle, donc un traitement plus rapide des factures.
✔ Réduction des erreurs : Un format structuré permet d’éviter les erreurs de saisie et de transmission.
✔ Sécurité renforcée : Les données sont protégées et archivées en toute conformité.
✔ Amélioration de la gestion de trésorerie : Des paiements plus fluides grâce à une meilleure traçabilité des opérations.
✔ Simplification des déclarations fiscales : Grâce à l’automatisation du reporting auprès de l’administration des finances publiques.
7. Quelles solutions existent pour les PME ?
Face à cette transition vers la facturation électronique, plusieurs solutions permettent aux PME de se conformer aux nouvelles obligations tout en optimisant leur gestion. Voici trois outils performants et adaptés aux besoins des petites et moyennes entreprises :
1. Sellsy : un écosystème tout-en-un
Sellsy est une solution française qui propose un logiciel de gestion complet intégrant la facturation électronique. Son avantage ? Une interface intuitive qui permet d’émettre, réceptionner et archiver les factures électroniques en quelques clics. De plus, Sellsy offre des fonctionnalités avancées de paiement en ligne et de suivi des transactions, facilitant ainsi la gestion de la trésorerie des PME.
2. Zoho : une option simple et efficace
Zoho Invoice est un logiciel de facturation qui s’adapte aux PME recherchant une solution intuitive et économique. Il permet de générer des factures électroniques conformes aux formats réglementaires et de les transmettre via une plateforme sécurisée. Zoho se distingue par son intégration fluide avec d’autres outils comptables et de gestion, garantissant un traitement automatisé des transactions.
3. Axonaut : la gestion 100 % française pour les TPE et PME
Axonaut est un logiciel français conçu spécifiquement pour les TPE et PME. Il offre une approche complète en combinant facturation, CRM et gestion comptable. Avec Axonaut, les entreprises peuvent créer et envoyer des factures électroniques, automatiser la transmission vers l’administration fiscale et suivre en temps réel l’état de leurs paiements. L’outil est également compatible avec les plateformes de dématérialisation partenaires (PDP), assurant une conformité totale avec la réforme.
Comment choisir la bonne solution ?
Le choix de la solution dépend des besoins spécifiques de l’entreprise :
- Sellsy pour une gestion commerciale et comptable complète, idéale pour les PME souhaitant un outil évolutif.
- Zoho pour une approche simplifiée et économique, parfaite pour les petites structures.
- Axonaut pour une gestion intégrée et un suivi comptable optimisé, adapté aux TPE et PME françaises.
Les PME doivent dès maintenant anticiper leur transition vers la facturation électronique en testant ces solutions et en sélectionnant celle qui correspond le mieux à leurs opérations et à leurs besoins en gestion financière.
La réforme de la facturation électronique marque un tournant majeur pour les PME en France. À partir de 2027, toutes les entreprises devront passer à une facturation entièrement dématérialisée, avec des obligations strictes en matière de format, de transmission et de conservation des documents.
Pour anticiper cette transition, il est crucial d’adapter dès maintenant ses outils et ses processus. Les solutions de gestion de la facturation, les plateformes de dématérialisation et la formation des équipes seront des leviers essentiels pour une mise en œuvre réussie.
Ne tardez pas à vous préparer : le calendrier est fixé et la réforme avance à grands pas !
