Les obligations sociales et fiscales dès son premier salarié

L’embauche d’un premier salarié constitue l’une des étapes charnières de la gestion d’une entreprise. Cette première étape, recrutant surtout pour les premiers employés, est souvent une étape de développement et de croissance des activités de l’entreprise. Elle entraîne de multiples formalismes administratifs et obligatoires pour l’employeur. Ceux-ci doivent respecter les obligations conventionnelles, celles préconisées par le code du travail et la législation en matière sociale, celles recommandées par des conventions collectives, celles imposées par la sécurité sociale, celles recommandées par l’URSSAF.

Une bonne gestion de ces obligations à la première embauche est indispensable pour prévenir les risques, sécuriser la relation au travail et optimiser le développement de l’entreprise sur le long terme.

Obligations administratives et sociales

Déclaration préalable à l’embauche (DPAE)

La toute première obligation de l’employeur lors de l’embauche de son premier salarié est de réaliser la déclaration préalable à l’embauche (DPAE). C’est une formalité qui doit être réalisée auprès de l’URSSAF au plus tard 8 jours avant la date d’embauche du salarié.

La DPAE permet :

• D’affilier le salarié à la sécurité sociale.
• De l’inscrire à l’assurance chômage et à la retraite complémentaire.
• D’informer la médecine du travail pour organiser une visite d’information et de prévention.

Dès l’embauche, vous devez donc inscrire le salarié dans le registre unique du personnel.

C’est un document obligatoire pour toutes les entreprises et doit comporter les informations suivantes :

• L’identité du salarié.
• La date d’embauche.
• La nature et la durée du contrat (CDD, DCI…).
• Le poste et la qualification.

En cas de non-respect de ces obligations, l’employeur s’expose à des sanctions pouvant atteindre 225 000 € pour travail dissimulé.

Affiliation à un service de santé au travail

Dès l’embauche de son premier employé, la start-up  est dans l’obligation d’adhérer à un service de santé au travail (SST), quel que soit le type de contrat (CDI, CDD, temps plein, partiel).  Il s’agit d’un service qui garantit la prévention des dangers professionnels et la protection de la santé des employés. L’employeur doit également organiser une visite d’information et de prévention (VIP), avant la fin de la période d’essai du salarié. Cette visite est importante car elle permet d’évaluer l’aptitude du salarié au poste, mais aussi de l’informer sur les potentiels risques qui sont liés à son emploi.

L’adhésion au SST est donc une obligation légale qui expose l’employeur à des sanctions en cas de non-respect.

Rédaction du contrat de travail

Le contrat de travail va formaliser la relation entre l’employeur et le salarié.

Il est obligatoire dans le contrat d’indiquer toutes les mentions prévues par le code du travail et la convention collective applicable :

• Description du poste.
• Rémunération.
• Les heures de travail.
• Durée du contrat (si CDD).
• Période d’essai.

Le contrat doit également mentionner les informations relatives à la sécurité sociale, à la caisse de retraite complémentaire et aux éventuels risques qui sont liés au poste.

Registre unique du personnel et affichages obligatoires

Au premier salarié, l’employeur doit tenir un registre unique du personnel. C’est un document qui recense, dans l’ordre chronologique, les embauches et les informations de chaque salarié :

• Identité.
• Emploi.
• Date d’entrée et date de sortie.
• Type de contrat…

Ce registre est obligatoire pour toutes les entreprises, sauf quelques exceptions comme les particuliers employeurs et les associations utilisant le chèque emploi associatif. Lors d’un contrôle, ce registre doit être présenté aux agents de l’État ou aux représentants du personnel. L’employeur doit également afficher dans l’entreprise les informations qui sont relatives aux droits des salariés :

• Horaire de travail.
• Sécurité.
• Prévention des risques…

Obligations en matière de protection sociale

Affiliation aux régimes sociaux

L’embauche d’un premier salarié impose son immatriculation à la caisse primaire d’assurance maladie (CPAM), ainsi que l’adhésion de l’entreprise à une caisse de retraite complémentaire (ARGIC-ARRCO). L’employeur doit également souscrire des contrats collectifs de santé et de prévoyance, conformément à la convention collective de l’entreprise de son secteur d’activité, car il est possible qu’elle prévoit des obligations supplémentaires concernant la protection sociale du salarié.

Ce sont des démarches indispensables qui vont permettre de garantir au salarié une couverture sociale ainsi que la validation de ses droits à la retraite.

Gestion de la paie et des déclarations sociales

Chaque mois, l’employeur doit établir un bulletin de paie pour le salarié, mentionnant :

• La rémunération.
• Les cotisations sociales.
• La durée du travail.
• Les congés.
• Toutes les informations prévues par le code du travail.

La déclaration sociale nominative (DSN) est un moyen d’envoyer de façon dématérialisée des éléments liés à la paie et aux cotisations aux organismes sociaux. En parallèle, l’employeur doit verser à l’URSSAF, à la caisse de retraite complémentaire et éventuellement à la prévoyance les contributions patronales et salariales.

Document unique d’évaluation des risques professionnels (DUERP)

À partir du premier salarié embauché dans l’entreprise, un document unique d’évaluation des risques professionnels (DUERP) doit être élaboré. C’est l’élément central de la politique de prévention des risques professionnels auxquels sont exposés les salariés dans l’entreprise et des mesures de sécurité mises en œuvre. Tous les ans, dès qu’il y a des changements importants des conditions de travail, ce document doit être réactualisé. Le DUERP est un processus à mettre en œuvre de manière structurée et méthodique :

• Évaluer les risques en procédant à un recensement des risques dans chaque unité de travail.
• Identifier les risques ainsi que leur degré de gravité et les mesures de prévention qui correspondent.
• Mettre à jour le DUERP au moins une fois par an.
• Conserver toutes les versions du DUERP pendant 40 ans.
• Le comité social et économique (CSE) doit être consulté lors de la mise en place du DUERP.

En l’absence de réalisation ou de mise à jour du DUERP, l’entreprise s’expose à une amende de 1 500 € pour les personnes physiques et 7 500 € pour les personnes morales.

Obligations fiscales

Déclaration des rémunérations

L’employeur a l’obligation de déclarer les traitements, salaires ou rétribution imposables versés au salarié au cours de l’année précédente à l’administration fiscale via le DSN. Cette déclaration permet :

• Contrôler les revenus déclarés par les salariés pour l’assiette de l’impôt sur le revenu.
• Examiner les droits dus par les débiteurs de la taxe sur les salaires.
• Calculer les contributions et participations sociales.

Avec le prélèvement à la source, créé pour déterminer le montant du revenu imposable, l’impôt sur le revenu est directement prélevé sur le bulletin de paie du salarié. Cette obligation s’applique depuis le premier salarié, quelle que soit la taille de l’entreprise.

Paiement des contributions sociales

L’entreprise doit également verser les cotisations sociales à l’URSSAf et aux caisses de retraite complémentaire. Il existe deux modalités de paiement :

• Le paiement des contributions sociales se fait auprès de l’URSSAF pour les entreprises qui relèvent du régime général.
• Chaque mois, l’employeur doit remplir la DSN, qui va récapituler les salaires versés, ce qui permet de calculer les cotisations dues. Cette déclaration sert de base au paiement des contributions sociales.

Depuis 2005, il n’existe plus d’exonération spécifique pour l’embauche du premier salarié.

Les cotisations sociales couvrent la sécurité sociale, la retraite, la prévoyance et l’assurance chômage. Le paiement régulier de ces cotisations est donc essentiel afin de garantir les droits sociaux de chacun des salariés et d’éviter les sanctions.

Les dispositifs d’aide et de simplification

Titre Emploi-Service Entreprise (TESE)

Le titre emploi-service entreprise (TESE) est un dispositif qui permet de simplifier les démarches administratives liées à l’embauche du premier salarié :

• Contrat de travail.
• Déclaration d’embauche.
• Versement des salaires et bulletin de paie.
• Versement des cotisations sociales.

C’est un dispositif qui est géré par l’URSSAF et qui permet de ne pas devoir rédiger chaque document individuellement. Le TESE est particulièrement adapté aux petites entreprises qui souhaitent se concentrer sur le développement de leur activité tout en respectant leurs obligations fiscales et sociales.

💡L’adhésion à ce service est gratuite.

Recours à un expert-comptable

Il est recommandé de passer par un expert-comptable pour la gestion de la paie, la rédaction des contrats de travail, la réalisation du registre du personnel, et le respect des obligations déclaratives.

Grâce à un expert-comptable comme KER, l’employeur bénéficie d’un accompagnement complet : mise en place des bonnes pratiques, prévention des risques, optimisation des aides à l’embauche et gestion des formalités. KER veille également à la conformité des documents et déclarations, réduisant ainsi les risques d’erreurs et de sanctions.

Sanctions en cas de non-respect

L’embauche du premier salarié représente, pour une entreprise, une étape importante, qu’elle soit une création création ou en activité. Elle entraîne des bouleversements ainsi que des formalités sociales et fiscales souvent complexes, telles que la déclaration préalable à l’embauche, la gestion de la paie et la protection sociale, mais également la prévention des risques et la tenue des registres obligatoires. Respecter ces obligations dès la première embauche permet à l’employeur de sécuriser la relation de travail, d’éviter les sanctions et de favoriser le bon développement de l’entreprise.

KER accompagne les entreprises à chaque étape de leur croissance afin d’assurer une gestion conforme et sereine tout en respectant les obligations sociales et fiscales.