Ouvrir un restaurant en franchise : quelles obligations comptables à anticiper ? 

Aujourd’hui, les restaurateurs se tournent de plus en plus vers la franchise. Ce modèle permettra aux restaurateurs de bénéficier d’un réseau et d’un concept déjà existant, sous la marque d’une enseigne déjà établie. Il est cependant indispensable de comprendre ce qu’est la franchise, ses avantages, ses contraintes juridiques et comptables et les spécificités. Découvrez comment optimiser la comptabilité d’un restaurant en franchise.

Définition et cadre juridique d’un restaurant en franchise

La franchise est un accord commercial qui permet à un individu indépendant (le franchisé) de gérer un concept, des produits ou des services élaborés par un franchiseur. Ce modèle repose sur la diffusion de savoir-faire, d’une marque ou d’un label, permettant ainsi à ce dernier de s’intégrer dans un réseau d’entreprises bénéficiant d’une exclusivité géographique, de formation initiale et d’accompagnement dans sa croissance. En France, le Code du commerce encadre les franchises afin de garantir la transparence des accords contractuels, de protéger les droits des parties impliquées et d’assurer la fiabilité des informations échangées.

Le contrat de franchise doit être rédigé avec précision : il définit la nature de l’activité, les services fournis, la durée, le montant du droit d’entrée, les redevances, les droits et obligations de chaque partie, les conditions d’exclusivité, d’exemption, d’apport personnel, ainsi que les modalités de transmission ou de cession de l’entreprise. Ce contexte vise à protéger le franchiseur et le franchisé tout en garantissant une gestion saine et conforme à la loi.

Les obligations comptables générales d’un restaurant

Tenue de la comptabilité et documents obligatoires

Tous les restaurants, qu’ils soient indépendants ou franchisés, doivent tenir une comptabilité conforme aux règles françaises. Les restaurateurs doivent donc tenir un livre de caisse, un grand livre, un livre d’inventaire, mais aussi établir un bilan annuel, un compte de résultat et une annexe.

L’emploi d’un logiciel de caisse distinct facilite la gestion des ventes, la numérotation des factures et le stockage des reçus. De plus, les établissements de restauration doivent garantir une transparence totale dans leur comptabilité et se conformer à l’obligation de conserver les documents pour une période de dix ans. C’est aussi une façon de répondre aux exigences légales du réseau de franchise et de fournir une information fiable au franchiseur, mais également en cas de contrôle ou de litige.

Particularités liées à la restauration

Dans un restaurant, la comptabilité est une étape clé importante, qui doit être tenue de manière rigoureuse.

• Bien réaliser la gestion des stocks (nourriture, boissons…) pour éviter les pertes.
• Prendre en compte les charges de l’exploitation : local, rémunérations, amortissement (fonds de commerce, permis d’exploitation), factures.
• De tenir un registre de caisse pour consigner tous les paiements reçus ainsi que les retraits.
• De conserver les justificatifs de paiements (factures, tickets de caisse).
• De bien gérer sa TVA, car elle dépend du régime fiscal et du type de produits vendus (sur place, à emporter, boissons alcoolisées…).
• D’établir un bilan et un compte de résultat chaque année, afin de garantir la transparence financière.

Les spécificités comptables liées à la franchise

Comptabilisation du droit d’entrée

Le franchisé verse une somme au franchiseur lors de la signature du contrat de franchise pour le droit d’entrée. Ce montant permet au franchisé de rejoindre le réseau, de bénéficier du concept, de l’image de l’enseigne, du savoir-faire ainsi que de la possibilité de profiter des services de formation et d’assistance au démarrage.

• Si le droit d’entrée rémunère des prestations ponctuelles (services, formation, assistance), on comptabilisera les montants comme des charges.
• Si le droit d’entrée rémunère l’accès à la marque, au savoir-faire ou à un droit d’usage, on le comptabilisera comme une immobilisation incorporelle et on l’amortira sur la durée du contrat, qui est comprise entre 5 et 10 ans.

⚠️ Si le contrat de franchise n’a pas de durée déterminée, on ne pourra donc pas amortir le droit d’entrée, mais on le dépréciera si la valeur de l’actif devient compromise.

Comptabilisation des redevances périodiques

Les redevances périodiques sont des paiements réguliers effectués par le franchisé au franchiseur pour l’utilisation continue de la marque, des services, de son enseigne et de son image. On calcule ces redevances en pourcentage du chiffre d’affaires, ce qui constitue une charge d’exploitation pour l’entreprise franchisée.

Certaines franchises imposent également une redevance publicitaire, une obligation d’assurance ou des achats auprès de fournisseurs référencés par le réseau. Le montant de ces redevances peut donc varier selon le réseau, l’activité et les droits accordés.

Obligations contractuelles supplémentaires

Le contrat de franchise dans la restauration comporte de nombreuses obligations, et la loi du code du commerce encadre ces obligations, imposant une information précontractuelle complète et sincère au futur franchisé. 

• Le franchisé doit respecter le savoir-faire du concept (aménagement du restaurant, présentation des produits, service…).
• Le franchisé doit garder confidentiels les secrets commerciaux, recettes, techniques et stratégie du réseau.
• Le franchisé doit transmettre au franchiseur des données opérationnelles (ventes, stocks…) afin de calculer les redevances et de mieux suivre les performances du franchisé.
• Le franchiseur doit assurer une formation continue, mais aussi une assistance technique et commerciale au besoin.
• Le franchisé s’engage à suivre les normes du réseau concernant l’hygiène, la sécurité, la qualité, le service… afin de garantir la cohérence et la réputation de la marque à l’échelle nationale.

Conseils pratiques et risques en cas de non-respect

L’accompagnement d’un expert-comptable : un atout stratégique

Pour commencer, afin d’assurer la conformité légale et financière, le franchisé doit remettre au franchiseur toutes les informations opérationnelles requises pour déterminer la redevance à payer. Il est recommandé d’opter pour un logiciel de gestion efficace tel que Pennylane, qui vous aidera à automatiser les tâches, prévenir les fautes et garantir la traçabilité des opérations. Cela permettra également au franchisé de transmettre les informations au franchiseur de manière plus simple et rapide. Par ailleurs, si vous souhaitez une gestion encore plus efficace, faites appel à un expert-comptable : KER vous accompagne dès la création de votre entreprise et vous aide à structurer votre projet et à respecter toutes les obligations comptables et fiscales propres au contrat de franchise.

Les risques juridiques et financiers en cas de manquements

• Le non-respect du contrat de franchise (défaut de paiement des redevances, non-transmission des données…) peut entraîner la mise en demeure du franchisé, la résiliation du contrat…
• Le défaut de tenue ou d’exactitude de la comptabilité expose l’entreprise à des sanctions fiscales, civiles et pénales pouvant aller jusqu’à 500 000 € d’amende et 5 ans de prison pour omission de comptabilité.
• Le non-respect de ces règles peut nuire à l’image de la marque et à la réputation du franchisé, ce qui peut entraîner une perte de confiance sur le marché et nuire à la marque.
• Sans comptabilité fiable, il peut être difficile de justifier la valeur variable de l’entreprise si elle vient à être vendue ou transmise. En cas de contrôle ou de litige, l’absence de ces documents peut entraîner des conséquences économiques lourdes.

L’ouverture d’un restaurant en franchise constitue un moyen d’accéder à un modèle éprouvé, ainsi qu’à un réseau et une marque identifiés, tout en bénéficiant de nombreux atouts : forme d’accompagnement, formation, exclusivité territoriale, services ou sécurité juridique.

Cependant, elle impose également de respecter des obligations comptables, juridiques et contractuelles rigoureuses, de garantir la sincérité des informations transmises et de cerner clairement ce qu’est la franchise pour en maîtriser les enjeux : il convient d’anticiper l’apport personnel, le montant du droit d’entrée, l’éventuelle exonération de certaines clauses, la transparence des informations remises, la conformité avec la loi afin de sécuriser son activité et de pérenniser son entreprise dans le réseau.