Comprendre la facturation électronique et la réforme : calendrier de déploiement

Les principes de la facturation électronique

Une facture électronique, qu’est-ce que c’est  ? Il s’agit d’un document qui doit être émis par une entreprise et reçu sous une forme électronique structurée qui permet son traitement automatique et/ou électronique, et qui doit contenir les mentions obligatoires énoncées pour une facture papier. Ce processus vise à automatiser la circulation des informations et à fluidifier les transactions. Par ailleurs, une facture papier, numérisée par la suite, pour être envoyée et réceptionnée par messagerie électronique et pour être traitée par voie dématérialisée, n’est pas une facture électronique, c’est uniquement une facture dématérialisée, et cela ne répond pas aux nouvelles exigences. Ainsi, il faut donc bien distinguer la facture électronique et les factures numériques (PDF ou documents scannés) :

• La facture numérique  : un PDF ou un scan d’une facture papier ne contient pas de données structurées, donc elle nécessitera des traitements manuels pour être intégrée dans un logiciel comptable, ce qui est inadapté à la nouvelle réforme.
• La facture électronique  : C’est un fichier structuré (XML, UBL, CII, Factur-X) généré et échangé entre systèmes informatiques, dont le format rend possible sa lecture automatique, son intégration dans les logiciels de gestion pour une traçabilité optimale, et un processus de gestion facilité.

💡  Un PDF seul ne répond plus aux exigences, sauf s’il est intégré dans un format hybride comme Factur-X.

La loi française exige trois formats de factures électroniques, tous conformes à la norme européenne :

• UBL (Universal Business Language) : le format international XML adopté pour l’automatisation des échanges.
• CII (Cross Industry Invoice) : le format XML européen est conçu pour la standardisation des échanges entre secteurs.
• Factur-X : c’est un format mixte ou hybride qui combine un PDF lisible par l’homme avec un fichier XML structuré pour le traitement automatisé, optimisant ainsi le processus de facturation.

Factur-X est le format le plus mis en avant, car il allie lisibilité et automatisation, facilitant le passage pour les entreprises utilisant le PDF. La facture électronique doit comporter l’ensemble des mentions légales prévues par le Code de commerce et le Code général des impôts, auxquelles s’ajoutent de nouvelles obligations :

• Numéro SIREN ou SIRET du client.
• Adresse de livraison si différente de l’adresse de facturation.
• Catégorie de l’opération (livraison de biens, prestation de services, ou mixte).
• Mention spécifique en cas d’option pour le paiement de la TVA d’après les débits.

Au total, une facture électronique doit comporter jusqu’à 34 mentions obligatoires, sous peine de rejet ou de sanction, impactant le processus de gestion comptable.

Toutes les factures électroniques doivent obligatoirement être transmises par une plateforme de dématérialisation partenaire immatriculée auprès de l’État. Ces plateformes partenaires assurent :

• La conversion des factures au format structuré requis (UBL, CII, Factur-X).
• Le contrôle de la conformité et la transmission sécurisée aux destinataires et à l’administration fiscale (e-reporting).
• L’archivage, la traçabilité et la sécurisation des données.

Pennylane est une interface immatriculée qui propose une solution tout-en-un, intégrant la gestion, la production comptable, les émissions et la facturation électronique dans une même interface. Les avantages de Pennylane incluent :

• Émission et réception immédiate de factures électroniques conformes (notamment au format Factur-X).
• Centralisation des flux financiers et synchronisation avec la comptabilité.
• Automatisation des relances et du e-reporting.
• Sécurité des données.
• PDP incluse sans surcoût pour tous les clients, interopérabilité avec le réseau PEPPOL, API publique pour intégration.

Pennylane se distingue par une expérience utilisateur avancée, une technologie souveraine et un accompagnement complet pour anticiper la réforme et garantir la conformité dès aujourd’hui. Nos experts-comptables chez KER sont là pour vous accompagner dans ce changement. La réforme de la facturation électronique en France repose sur trois volets :

1. Facturation électronique (e-invoicing) : obligation d’émettre et de recevoir des factures électroniques pour les entreprises.
2. Transmission Électronique des Données de Transaction (e-reporting de transaction) : obligation de transmettre les données de transaction à l’administration fiscale.
3. Transmission Électronique des Données de Paiement (e-reporting de paiement) : obligation de transmettre les données de paiement à l’administration fiscale.

Champ d’application de la réforme

Elle concerne toutes les entreprises assujetties à la TVA en France, y compris les PME, les micro-entreprises et les auto-entrepreneurs. Cela signifie que toutes les entreprises, quelle que soit leur taille, devront se conformer aux nouvelles obligations de facturation électronique. Les opérations visées par la réforme incluent :

• Les transactions B2B nationales.
• Les opérations avec l’étranger, notamment les exportations et importations.

Contexte et fondements juridiques

Certaines entreprises étaient déjà soumises à cette réglementation depuis 2020, notamment pour les échanges entre les entreprises et le secteur public. Le but était d’améliorer l’efficacité et la transparence des dépenses publiques. Un portail public de facturation (PPF) appelé Chorus Pro avait été lancé pour faciliter la dématérialisation de ces documents comptables. Ce PPF a centralisé les échanges des factures afin d’optimiser leur traitement permettant de réduire le risque d’erreurs et de fraudes fiscales.

C’est la loi de finances rectificative de 2022, complétée par celle de 2024, qui a élargi le champ d’application de la réforme à toutes les entreprises assujetties à la TVA pour les transactions B2B non domestiques. Cette évolution a pour but d’améliorer le contrôle des données fiscales, par conséquent de mieux lutter contre la fraude fiscale, et de standardiser l’ensemble des processus d’émission, de transmission et de report des factures. C’est la loi de finances rectificative de 2022 qui a posé les bases de cette extension, mais c’est la loi de finances 2024 qui a précisé certaines modalités de mise en œuvre et fixé des délais pour les différentes catégories d’entreprises, notamment au travers d’un calendrier de déploiement.

Périmètre de la réforme

Entreprises concernées

À partir de septembre 2026, toutes les entreprises assujetties à la TVA, à savoir les grandes entreprises et les entreprises de taille intermédiaire (ETI), devront se plier aux nouvelles obligations. En septembre 2027, les petites et moyennes entreprises (PME), ainsi que les micro-entreprises, devront se conformer aux nouvelles obligations de la facture électronique. Les entreprises devront veiller au respect du calendrier d’adoption qui sera vérifié par les administrations.

Opérations concernées

Toutes les opérations d’achat et de vente de biens ou de services entre entreprises en France assujetties à la TVA sont concernées. Ce sont les échanges réalisés entre les fournisseurs et les clients qui seront concernés par la facturation électronique.

Il s’agit donc des ventes de biens, de services ou des prestations mixtes, l’objectif étant de tracer toutes les transactions commerciales entre entreprises afin qu’elles répondent aux nouvelles obligations légales.

Exclusions et cas particuliers

Divers cas sont exclus de cette réforme, notamment  :

• Les micro-entrepreneurs sous le régime de la franchise de TVA : en raison de leur fiscalité, ces entreprises sont donc hors du champ d’application des nouvelles obligations de facturation électronique.
• Les transactions internationales spécifiques, comme celles hors Union européenne : les transactions avec les partenaires tiers ne sont pas soumises à cette obligation de facturation électronique.
• Les opérations réalisées en Guyane : les entreprises y exerçant ne sont pas assujetties à la TVA et sortent donc de ce cadre.

Modalités de mise en œuvre

Un acteur essentiel de la réforme est constitué par les plateformes de dématérialisation partenaires, qui permettent la transmission en toute sécurité des factures électroniques aux administrations fiscales, entre utilisateurs et administrations fiscales. Elles doivent être certifiées et doivent répondre à des exigences de conformité et de sécurité. Le portail public de facturation (PPF), Chorus Pro, sera progressivement remplacé par les PDP. Ainsi, les entreprises doivent choisir une plateforme certifiée pour gérer leurs factures électroniques. La transmission et la réception de factures électroniques se déroulent en plusieurs étapes :

1. L’entreprise émettrice émet la facture électronique depuis son logiciel de gestion.
2. La facture est transmise à la PDP, qui vérifie sa conformité.
3. La facture est ensuite transmise au client via la PDP.
4. Les données de la facture sont transmises à l’administration fiscale pour le reporting.

Le calendrier de déploiement

La mise en place du calendrier de la réforme a connu plusieurs reports en raison de la complexité de la transition et des besoins d’adaptation des entreprises. Le nouveau calendrier vise à offrir un délai raisonnable pour permettre aux entreprises de s’y préparer au mieux.

Conséquences et enjeux pour les entreprises

La mise en conformité avec la réforme implique plusieurs contraintes et adaptations :

• Les entreprises doivent choisir une PDP certifiée et qui répondra à leurs besoins.
• Les systèmes de gestion doivent être mis à jour pour intégrer la facturation électronique.
• Le personnel doit être formé aux nouvelles procédures.

Mais les entreprises doivent rester vigilantes sur plusieurs points :

• Assurer la conformité des formats de facture.
• Respecter les mentions obligatoires et les normes de sécurité.
• Anticiper les résistances internes et accompagner le changement.

Accompagnement et ressources pour la transition

KER peut accompagner vos entreprises dans cette transition en vous fournissant des solutions adaptées et un soutien personnalisé, notamment grâce à nos experts-comptables Pennylane. Les entreprises doivent tout de même prendre en compte plusieurs critères pour choisir leur plateforme :

• Elle doit être certifiée.
• Elle doit garantir la sécurité des données.
• Elle doit offrir des fonctionnalités adaptées aux besoins de l’entreprise pour un processus fluide.

Pour être prêtes aux échéances, les entreprises doivent également anticiper plusieurs étapes :

• Évaluer les systèmes actuels et identifier les besoins de mise à jour. Pour cela, pensez à réaliser des audits des systèmes existants pour améliorer les processus.
• Former le personnel et sensibiliser les parties prenantes.

Cette nouvelle réforme présente aujourd’hui un enjeu majeur pour de nombreuses entreprises en France. Cela représente un changement et une nouvelle méthode de gestion permettant ainsi la modernisation des services administratifs. Il est primordial d’anticiper la transition et de se préparer au mieux aux nouvelles obligations. Pour cela, le cabinet KER est à vos côtés pour vous accompagner dans ce changement et vous aider à relever ce défi avec succès.