L’initiative de la réforme de la facturation électronique en France est née de la loi de finances 2020 et sera mise en œuvre progressivement pour l’ensemble des entreprises françaises. D’ici 2027, toutes les entreprises assujetties à la TVA devront être en mesure d’émettre et de recevoir les factures sous format électronique via des plateformes partenaires agréées.
En effet, cette obligation a pour objectif de répondre à différents besoins de plus en plus présents : la modernisation des systèmes de gestion et de comptabilité, l’optimisation de la trésorerie, et plus spécifiquement la lutte contre la fraude à la TVA. De plus, cette réforme est une transformation digitale importante et qui n’est pas sans risque. Puisqu’une facture au mauvais format peut avoir des répercussions importantes.
Mais quelles sont les erreurs à éviter ?
Négliger l’aspect stratégique et transversal du projet
Réduire la facturation électronique à un simple projet informatique
Beaucoup d’entreprises considèrent la facturation électronique uniquement comme un simple changement de logiciel administratif.
Mais c’est en réalité bien plus que ça, puisqu’il affecte l’ensemble des services : comptabilité, administration, clients, prestations, fournisseurs de produits… Les entreprises ne doivent pas seulement se concentrer sur l’aspect technique, car elles risquent de générer des factures non conformes, erronées, mal référencées ou encore sans les informations obligatoires (prix, date, coordonnées du client ou du fournisseur).
Nécessité d’une gouvernance pluridisciplinaire
Afin que la mise en place de la facture électronique soit optimale, il est nécessaire de mettre en place une bonne collaboration entre les équipes financières, fiscales, comptables, commerciales et informatiques.
En effet, ce partage permet de viabiliser les processus et surtout d’identifier les besoins en cas de rectification ou d’annulation afin d’assurer que chaque facture respecte bien la loi et les obligations de la réforme.
Choisir une solution sans analyse préalable des besoins
Se précipiter sur une solution technique inadaptée
Le choix de l’outil n’est pas uniquement basé sur son prix ou sa réputation : les entreprises doivent voir plus loin afin d’éviter une mauvaise intégration du logiciel. De plus, chaque structure a ses spécificités : nombre de clients, nombre d’émissions, type de services, gestion des devis… Par conséquent, un logiciel mal choisi peut générer des erreurs de numérotation, de montant ou tout simplement émettre des documents non conformes.
Importance de l’audit interne
Par conséquent, réaliser un audit interne permet de mieux identifier les flux et de mieux gérer les factures entrantes/sortantes, les volumes, les formats, les modes de paiement ou encore les spécificités sectorielles.
L’audit va également permettre de déterminer si l’outil répond à tous les besoins comme la création de factures rectificatives, la gestion des notes de crédit ou l’annulation d’une facture originale.
Anticiper l’évolution de la solution
Aujourd’hui, les réglementations évoluent rapidement : l’outil doit être évolutif et capable d’intégrer les changements législatifs, les nouveaux formats de factures, les obligations d’envoi et les exigences de l’administration fiscale.
Ignorer la compatibilité avec les systèmes existants
En effet, le logiciel que vous choisissez doit s’intégrer de manière fluide avec votre système de comptabilité, votre CRM et vos outils de gestion. De ce fait, si ce logiciel est incompatible, cela peut générer des doublons et par conséquent des pertes de données, des erreurs de paiements ou des délais de traitement majeurs.
C’est pour cela que le bon choix des outils facilite le suivi des devis, des prestations, des factures impayées ou à relancer et de tous les autres documents émis.
Par ailleurs, le bon modèle d’intégration comptable permet de fluidifier l’envoi automatique des factures à chaque client.
Sous-estimer la gestion du changement et la formation
Absence de communication interne
Une mauvaise ou voire une absence de stratégie de communication peut entraîner des désagréments dans l’équipe. En effet, ils peuvent se montrer plus réticents aux changements s’ils ne sont pas prévenus assez en avance, ce qui peut entraîner des erreurs, une mauvaise utilisation du nouvel outil ou une mauvaise gestion des documents fiscaux.
Négliger la formation des utilisateurs
L’ensemble des collaborateurs doivent être formé de manière efficace sur différents points :
- Comment émettre une facture.
- Comment la corriger.
- Comment traiter une note de crédit.
- Gérer un modèle de prestation.
- Corriger un montant erroné sur un document…
En effet, si la formation des équipes est mal réalisée, cela peut entraîner une mauvaise relation entre l’entreprise et le client, pouvant créer un litige ou une sanction fiscale si trop d’erreurs ont lieu.
Accompagnement au changement
Pensez à vous faire accompagner dans ce changement : plans de formation, documentation, support technique, conseils personnalisés. Un bon accompagnement permettra une meilleure transition pour les équipes. KER est là pour vous aider dans ce changement, son équipe à l’écoute vous proposera un accompagnement personnalisé qui permettra à vos équipes de mieux comprendre les attentes de cette réforme et de respecter les obligations légales.
Omettre la veille réglementaire et technologique
Évolutions fréquentes de la réglementation
La réforme de la facturation électronique évolue tout le temps. Si l’entreprise ne suit pas les mises à jour officielles de la réforme, elle s’expose à des erreurs importantes comme l’omission d’un champ devenu obligatoire ou l’utilisation d’un mauvais modèle de facture.
Mettre en place une veille active
Pour cela, il est nécessaire de mettre en place une bonne veille afin de rester informé et conforme aux derniers changements de la réforme.
Cette veille active passe par différents points, comme une mise en place d’une veille proactive avec un suivi des communications de l’administration et de l’État, des évolutions techniques, des changements de droit fiscal ou des obligations en matière d’envoi, de paiements et d’archivage de documents.
Négliger la qualité des données et des processus
Conséquences : sanctions, retards, insatisfaction client
Les conséquences d’une mauvaise vérification des données sont nombreuses :
- Un défaut de contrôle de ces informations peut entraîner des amendes.
- Un rejet de paiement.
- Cela peut nuire à la réputation de l’entreprise. Car elle ne tiendra pas ses engagements en temps voulu.
Mais ces conséquences sont aussi opérationnelles, puisque cela peut entraîner :
- Une perte de temps qui aura forcément un impact sur la trésorerie de l’entreprise.
- Une surcharge des équipes comptables, qui devront tout faire dans un délai plus court.
- Ou encore des retards dans les prestations de service.
Contrôle de qualité
Pour éviter les erreurs de facturation qui sont des sources de retards de paiement, d’insatisfaction client et de non-conformité, il est essentiel de mettre en place des contrôles de qualité systématiques. Ces vérifications portent principalement sur :
- Le montant et les taxes applicables.
- La numérotation et la chronologie des factures.
- La présence des mentions légales obligatoires.
- L’exactitude des coordonnées client (RIB, adresse, numéro SIRET…).
- Le libellé clair et conforme des prestations.
- Le statut du paiement ou des éventuels acomptes.
Pour simplifier ces processus et réduire le risque d’erreurs humaines, KER vous recommande l’usage d’outils comme Pennylane, qui permet de générer automatiquement des factures conformes aux nouveaux formats réglementaires (comme Factur-X).
Grâce à une gestion intelligente des dossiers clients, les informations récurrentes (RIB, adresse, SIRET…) sont pré-remplies à partir des données déjà enregistrées. Cela limite considérablement les oublis ou les erreurs de saisie, tout en faisant gagner du temps à vos équipes.
Sous-estimer les risques de non-conformité et de sanctions
Il ne faut jamais sous-estimer les risques potentiels, même si l’on est sûr de l’application de la réforme. Une facture non conforme peut entraîner des sanctions, voire des pénalités. Chaque erreur, chaque facture originale erronée ou non rectifiée peut pénaliser l’entreprise.
Il est important de sécuriser et de vérifier chaque étape : de l’émission à l’envoi. Cela inclut aussi la gestion des paiements, des devis, des documents rectificatifs ou des factures payées.
KER accompagne ses clients grâce à leur expertise en comptabilité.
Cela permet de minimiser les risques de retards, de litiges ou d’amendes. La transition vers la facturation électronique demande rigueur et anticipation. Cela permet d’éviter les erreurs, qui peuvent avoir des conséquences importantes.
Pour éviter cela, les entreprises doivent choisir un logiciel adapté à leurs besoins. Elles doivent aussi assurer une veille continue pour garantir la qualité des données et des processus en cas de changements.
