La formation professionnelle occupe une place stratégique dans le développement des compétences et la performance des entreprises. Les organismes de formation, qu’ils soient publics ou privés, doivent répondre à des obligations strictes pour garantir la conformité de leur activité. Chaque centre de formation doit suivre des indicateurs précis, assurer la qualité des prestations, respecter le règlement intérieur et se conformer aux critères de certification Qualiopi. Les obligations concernent l’enregistrement des actions, la gestion des contrats, la déclaration des stagiaires, la production du bilan pédagogique et financier (BPF), ainsi que le contrôle des modalités pédagogiques.
Le cadre légal et réglementaire de la comptabilité des organismes de formation
Fondements juridiques
L’article L6352-6 du Code du travail impose à chaque organisme de formation d’établir chaque année :
- un bilan.
- un compte de résultat.
- une annexe.
Cette obligation concerne tous les centres, quels que soient leur statut, leur activité ou leur structure. Les arrêtés du 2 août 1995 et du 21 juillet 2020 précisent les modalités de suivi comptable, en imposant un plan comptable adapté à la formation professionnelle. La gestion des comptes, l’enregistrement des lignes comptables, la création de sous-comptes dédiés et la production d’annexes pédagogiques sont essentielles pour chaque prestataire.
Les organismes doivent également intégrer les critères de qualité, la conformité aux articles du Code du travail ainsi que la gestion des contrats et des conventions avec les entreprises et les stagiaires.
Champ d’application
Les obligations s’appliquent à tous les organismes de formation : centres à but lucratif ou non, organismes publics ou privés, formateurs individuels, CFA et OFA (organisme de formation dispensant des formations par apprentissage). Les spécificités concernent la gestion des activités multiples, la distinction entre formation professionnelle continue et apprentissage, et le respect des modalités de déclaration auprès de la DREETS.
Chaque organisme doit garantir l’enregistrement des stagiaires, la gestion des contrats, la production d’indicateurs de performance et la conformité des actions pédagogiques. La certification Qualiopi impose également des exigences supplémentaires en matière de qualité, de suivi des apprentis, de contrôle des modalités pédagogiques et de gestion des ressources financières.
Les obligations comptables générales des organismes de formation
Tenue d’une comptabilité adaptée
Chaque organisme doit appliquer un plan comptable spécifique à la formation professionnelle. Ce plan prévoit la création de lignes dédiées, l’enregistrement des actions, la gestion des contrats et la distinction des activités. Les centres à activités multiples doivent mettre en place une comptabilité distincte pour chaque secteur, en utilisant des sous-comptes ou une comptabilité analytique.
Cette organisation permet de suivre l’évolution de chaque activité, la répartition des ressources, la gestion des contrats et la conformité aux critères de certification. Les informations relatives aux stagiaires, aux apprentis, aux formateurs, aux conventions et aux modalités pédagogiques doivent être enregistrées avec précision. Le suivi des indicateurs, la gestion des règlements intérieurs, la déclaration des prestations et la production d’annexes pédagogiques sont essentiels pour garantir la conformité et la performance de l’organisme.
Production et dépôt du bilan pédagogique et financier (BPF)
Chaque année, tous les organismes de formation doivent remplir et transmettre le bilan pédagogique et financier (BPF) à la DREETS via le portail « Mon activité formation ». Ce document recense l’ensemble de l’activité du centre : nombre de stagiaires, heures de formation, données financières, répartition des fonds, indicateurs de performance, modalités de formation, conventions, contrats et actions pédagogiques.
L’absence de déclaration du BPF entraîne la caducité de la déclaration d’activité et expose l’organisme à des sanctions. Le BPF permet de vérifier la conformité des prestations avec les engagements pris lors de la certification Qualiopi, la signature des conventions et la gestion des contrats avec les entreprises clientes.
Il constitue un outil de contrôle pour la DREETS, France compétences et les financeurs, qui s’assurent ainsi du respect des obligations réglementaires, du développement des compétences et de la qualité des formations.
Désignation d’un commissaire aux comptes
La désignation d’un commissaire aux comptes devient obligatoire dès que l’organisme dépasse certains seuils :
Le commissaire aux comptes certifie la sincérité des comptes, la régularité des opérations, la conformité des enregistrements et la gestion des ressources. Le non-respect de cette obligation expose le centre à des sanctions pénales et administratives, pouvant aller jusqu’à l’interdiction d’exercer.
La gestion des comptes, la production d’annexes, la conformité aux articles du Code du travail et la transmission des informations à la DREETS sont des éléments essentiels pour chaque organisme.
Obligations spécifiques selon le type d’activité
Organismes de formation par apprentissage (CFA/OFA)
Les CFA et OFA doivent obligatoirement mettre en place une comptabilité analytique. Cette méthode permet de retracer tous les coûts et produits liés à chaque diplôme ou titre préparé. L’objectif est d’identifier précisément les dépenses, les recettes, la durée des formations, le nombre de stagiaires, les modalités pédagogiques, les conventions signées, les contrats enregistrés et les indicateurs de réussite.
Cette organisation facilite la production des bilans, la gestion des contrats, la déclaration des activités, la conformité aux exigences de la DREETS et la valorisation des compétences des apprentis.
Organismes à activités multiples
Les organismes de formation exerçant plusieurs activités doivent séparer la comptabilité des prestations de formation professionnelle des autres secteurs. Cette séparation s’effectue par une comptabilité distincte, des sous-comptes dédiés ou une comptabilité analytique.
Un suivi spécifique est également requis pour les actions de validation des acquis de l’expérience (VAE). Les centres doivent adapter leur gestion, veiller à l’enregistrement des conventions, à la déclaration des prestations, à la gestion des contrats, à la production d’indicateurs fiables pour chaque secteur et à la conformité aux critères de certification et de développement des compétences.
Particularités fiscales et annexes obligatoires
Régimes fiscaux applicables
Les organismes de formation relèvent du régime fiscal des bénéfices non commerciaux (BNC). Selon leur statut et leur activité, ils peuvent choisir la comptabilité recettes/dépenses ou créances/dettes engagées. Par ailleurs, une exonération de TVA est possible sous conditions, après délivrance d’une attestation par la DREETS. Cette exonération concerne les activités relevant de la formation professionnelle, selon le Code du travail et le Code général des impôts.
La demande d’exonération doit donc inclure toutes les informations nécessaires sur l’activité du centre et les conventions. Elle doit aussi préciser les contrats, les indicateurs de performance, les modalités de formation et la gestion des ressources.
Annexes comptables
Chaque organisme doit produire des annexes comptables obligatoires pour justifier la provenance des ressources et la répartition des fonds. En effet, ces annexes garantissent la transparence financière et assurent la conformité aux exigences réglementaires. De plus, elles renforcent la fiabilité des informations transmises aux autorités, aux clients, aux apprentis et aux financeurs.
Par ailleurs, elles constituent un élément central du dossier de certification Qualiopi et du contrôle de la DREETS. Enfin, elles facilitent la gestion des compétences au sein de chaque centre de formation.
Sanctions en cas de non-respect des obligations
Sanctions administratives
Le non-respect des obligations expose l’organisme à des sanctions administratives sévères. L’annulation de la déclaration d’activité entraîne :
- la perte du numéro d’enregistrement.
- la suspension de l’activité.
- l’impossibilité de poursuivre la formation professionnelle.
Pour cela, la DREETS contrôle régulièrement la conformité des centres, la validité des conventions, la gestion des contrats, la fiabilité des indicateurs et la conformité des modalités pédagogiques.
Sanctions pénales
En cas de manquement grave, des sanctions pénales s’appliquent. En effet, cela inclut une amende de 4 500 €, une interdiction d’exercer ou des peines aggravées en cas de récidive. Les centres doivent donc veiller à la conformité de leur déclaration et à la gestion rigoureuse des informations. Ils doivent aussi assurer la production des bilans, la transmission des annexes et la gestion des contrats.
Par ailleurs, la déclaration des stagiaires et la conformité des modalités pédagogiques sont également indispensables.
Les obligations des organismes couvrent la tenue d’une comptabilité adaptée, mais aussi la production du BPF. Ils doivent également désigner un commissaire aux comptes et respecter les régimes fiscaux en vigueur. À cela s’ajoutent la production d’annexes, la gestion des contrats et la déclaration des stagiaires. En outre, l’enregistrement des conventions et la conformité aux critères de certification sont obligatoires. Enfin, la gestion des compétences est essentielle pour garantir la qualité des formations. Ainsi, la conformité assure transparence, performance et pérennité de l’activité.
Le cabinet KER accompagne chaque centre, formateur ou entreprise dans la gestion de ses obligations. Il soutient également le développement des compétences et la réussite des déclarations. De plus, il garantit la gestion des contrats et la conformité des modalités pédagogiques. Enfin, il valorise chaque indicateur de performance afin de renforcer l’impact de l’activité.
