Organismes de formation : comment gérer votre comptabilité en conformité ?

La comptabilité des organismes de formation est un enjeu important pour les structures souhaitant s’inscrire dans le secteur de la formation professionnelle. En France, chaque organisme doit respecter certaines obligations afin de garantir la transparence financière et la conformité réglementaire. C’est une exigence qui concerne les centres privés, publics, mais aussi les CFA (centre de formation d’apprentis) qui proposent des formations internes ou les organismes de formation spécialisés dans le développement de compétences.

Découvrez dès maintenant comment structurer la comptabilité de votre organisme de formation tout en optimisant la gestion de vos activités et en répondant aux obligations du secteur.

Comprendre le cadre réglementaire de la comptabilité des organismes de formation

Les obligations comptables spécifiques

À la création de votre organisme, la déclaration d’activité représente la première étape administrative. C’est une formalité qui se réalise dans les trois mois suivant la première session de formation. Elle concerne les structures privées ou publiques. Ces structures exercent une activité de formation professionnelle, d’apprentissage, de bilan de compétences ou de VAE (validation des acquis). Afin d’officialiser le lancement de votre activité en toute légalité, pensez à immatriculer votre entreprise au registre national.

Il est obligatoire chaque année de produire un bilan pédagogique et financier (BPF). C’est un document qui synthétise toutes les informations de votre activité :

• Le nombre de sessions.
• Les lieux.
• Les dates.
• Les modalités pédagogiques.
• Le financement.
• Le titre délivré.
• Chaque indicateur de suivi de performance…

Le BPF permet à l’administration de valider la conformité de l’organisme ainsi que la bonne utilisation des fonds. Pour chaque formation, il est indispensable de préciser les compétences développées, les modalités d’évaluation ainsi que les résultats obtenus, afin de répondre aux attentes du marché du travail.

Un plan comptable dédié aux organismes de formation devient obligatoire :

• Pour les organismes de formation à activité unique, lorsque le chiffre d’affaires annuel HT réalisé est égal ou supérieur à 15 245 €.
• Pour les organismes de formations à activités multiples quel que soit le chiffre d’affaires.

Les organismes sont tenus d’ajouter des lignes comptables spécifiques et dédiées à la formation professionnelle dans le bilan et le compte de résultat.

Les seuils déclenchant des obligations supplémentaires

La désignation d’un commissaire aux comptes s’impose lorsque l’organisme dépasse deux des trois seuils suivants :

• Trois salariés en CDI.
• 153 000 € de chiffres d’affaires HT ou de ressources.
• 230 000 € de bilan total.

Un commissaire aux comptes contrôle la régularité des comptes et renforce la crédibilité de l’organisme auprès des financeurs, des entreprises clientes et des autorités publiques.

L’arrêté du 21 juillet 2020 rappelle que les entreprises qui proposent des prestations de formation et qui exercent en parallèle d’autres activités hors formation professionnelle doivent effectuer une distinction comptable. Ils doivent donc tenir un compte séparé pour l’activité de formation. C’est une distinction qui concerne les prestations de formation professionnelle (bilan de compétences, VAE, apprentissage) et les autres activités de l’entreprise comme la formation initiale, le conseil ou la production.

Les exonérations et particularités fiscales

À la création de son organisme de formation, il est important de se renseigner sur les conditions d’exonération de TVA. En effet, il est possible de faire une demande afin d’être exonéré. En France, la loi prévoit une exonération de la TVA pour les opérateurs de compétences (OPCO) et pour certains organismes de formation. Pour cela, une demande spécifique doit être réalisée auprès de la DREETS. Dans ce cas, l’organisme de formation sera exonéré de la TVA. Il ne devra pas la facturer à ses clients ni la déduire de ses achats et investissements.

Les conditions d’obtention de l’exonération de la TVA sont :

• Disposer d’un numéro de déclaration d’activité et être agréé.
• Déposer chaque année son bilan pédagogique et financier à la DIRECCTE.
• Exercer une activité d’actions de formation, d’apprentissage, de bilans de compétences ou de VEA.

Pour cela, il suffit de demander l’exonération au service des impôts et de joindre la déclaration d’activité ainsi que le numéro obtenu par la DIRECCTE.

Les prestations exonérées de la TVA :

• Les formations qualifiantes.
• L’assistance des demandeurs d’emploi dans le cadre de la réorientation professionnelle.
• Les bilans de compétences.
• Les services et prestations liés à l’action de la formation professionnelle continue.

Si un changement d’informations a lieu, il est primordial de les actualiser auprès de l’administration fiscale. Cela permettra le respect des obligations et d’éviter les risques de redressement. Cela, garantit la conformité de l’organisme sur le long terme.

Mettre en place une organisation comptable conforme

Élaboration et suivi du plan comptable adapté

Une bonne comptabilité des organismes de formation passe par la mise en place d’un plan comptable spécifique à l’activité de formation. L’arrêté du 2 août 1995 stipule la nécessité pour les organismes de formation de créer un plan comptable dédié à la formation professionnelle.

Ce plan comptable doit comporter des intitulés pour chaque prestation :

• Formation professionnelle.
• Apprentissage.
• Bilan de compétences.
• VAE…

Séparer clairement les activités facilite le bilan pédagogique et financier, la justification des financements et les obligations fiscales.

Pour chaque session de formation, il est important de signaler chaque information :

• Date.
• Lieu.
• Modalités pédagogiques.
• Le titre délivré.
• Chaque indicateur de suivi.
• Le financement.
• Le nombre de bénéficiaires.

L’utilisation de logiciels comme Pennylane permet d’automatiser la collecte de ces données. Par conséquent, cela permet d’optimiser la gestion administrative. Le choix d’un logiciel comptable adapté à son entreprise est un atout non négligeable, notamment pour les centres de formation.

Gestion des opérations courantes et de clôture

Au quotidien, la comptabilité des organismes de formation implique de nombreux défis. Comme le bon enregistrement des opérations de ventes, d’achats, de règlements, de financements des formations ou encore le paiement des intervenants. Pour cela, chaque opération doit être renseignée dans le bon compte, selon le plan comptable et les obligations réglementaires en place. La réalisation des travaux d’inventaire ainsi que la clôture des comptes annuels permettent plus de fiabilité dans les états financiers. Ce qui facilite la déclaration fiscale par la suite.

Le contrôle et la justification des comptes sont primordiaux afin d’anticiper les contrôles administratifs et financiers. Par conséquent, les organismes doivent pouvoir démontrer la traçabilité des financements, la bonne utilisation des fonds ainsi que la régularité des sessions de formation. C’est une rigueur qui renforce la crédibilité auprès des financeurs, des entreprises et des partenaires institutionnels.

Outils et solutions pour simplifier la comptabilité des organismes de formation

La digitalisation de la gestion comptable est aujourd’hui un levier de performance indispensable pour toutes les entreprises et les organismes de formation. Des logiciels spécialisés comme Pennylane permettent d’automatiser les enregistrements, de centraliser les informations et de générer des documents comptables (compte de résultat, bilan, annexes…). La rédaction d’un manuel des procédures comptables permet de formaliser les processus internes et garantit la conformité des normes en vigueur.

Par ailleurs, vous pouvez faire appel à nos experts-comptables KER, qui sont spécialisés dans les organismes de formation professionnelle. Nos experts vous accompagneront dans la mise en œuvre des bonnes pratiques, le choix des outils, la préparation des déclarations et aussi l’anticipation des évolutions réglementaires.

Assurer la conformité et la transparence

Reporting et obligations déclaratives

Le rapport annuel occupe une place essentielle dans le dispositif des organismes de formation. Le dépôt d’un bilan pédagogique et financier auprès de l’autorité compétente rend compte de l’activité, de son financement, des modes de formation et du respect des indicateurs de performance. C’est donc dans une logique de transparence que sont réalisés les documents comptables nécessaires (liasse fiscale, annexes, déclaration de TVA…). La transparence financière aide à garantir la confiance des financiers, des entreprises clientes, des bénéficiaires des CPF. Elle rend plus aisé l’octroi ou le renouvellement de certifications (qualiopi, ISO…) nécessaires à la mise en œuvre des leviers de financement.

Pour finir, la bonne maîtrise des indicateurs clés de performance (KPI) permet d’évaluer :

• L’efficacité de chaque formation.
• La satisfaction des bénéficiaires.
• L’évolution des compétences.
• L’impact sur l’emploi et le travail…

Ce sont des indicateurs qui facilitent la prise de décision et qui permettent d’ajuster le plan de formation en fonction des besoins et des attentes.

Audit, contrôle et accompagnement

Les organismes de formation sont souvent soumis à des contrôles administratifs et financiers de l’État ou des OPCO. Ces contrôles concernent l’ensemble des moyens financiers, techniques et pédagogiques et peuvent porter sur :

Ces contrôles peuvent aboutir à des sanctions financières et pénales suite à :

Pour cela, les organismes de formation doivent se préparer à ces audits. Notamment grâce à une gestion comptable rigoureuse ainsi qu’à une documentation complète. Ce qui leur permet de retracer l’ensemble des opérations. De plus, afin d’anticiper ces contrôles, sollicitez un accompagnement approprié d’un expert-comptable. Il a pour mission d’optimiser la gestion de votre organisme tout en la renforçant par une valorisation auprès des partenaires.

Suivi des évolutions réglementaires

Le secteur de la formation professionnelle est en constante évolution. La mise en conformité doit être intégrée dans les enjeux stratégiques de l’organisme. Normalisations comptables, transformation du CPE, certifications accrues : les exigences se multiplient et les contrôles se durcissent.

Dans ce contexte de veille réglementaire, n’oubliez pas d’adapter les procédures internet et les outils d’activité. La mise à jour en continu des processus, la formation des équipes, le partage des informations avec les partenaires (OPCO, entreprises, financiers) facilitent la performance et la sécurité. L’anticipation pour rester performant en s’ouvrant à de nouveaux champs d’excellence. De ce fait, elle peut répondre à de nombreuses attentes du marché de l’emploi et du travail.

La comptabilité des organismes de formation, exige une organisation rigoureuse. Une bonne connaissance des obligations ainsi qu’une veille permanente permet de suivre l’évolution des réglementations. Structurer sa comptabilité autour d’un plan adapté et en s’entourant de professionnels compétents, permet de garantir la conformité, la transparence et la pérennité de l’organisme.

KER est à vos côtés pour vous accompagner dans la croissance de votre organisme, dans la gestion des comptes et pour valoriser vos compétences sur le marché de la formation professionnelle.